|
|
QUY TRÌNH
|
Mã số : QT-CT-01
Ban hành lần:
Ngày: 18/8/2022
|
|
|
CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC
|
|
|
|
|
|
|
THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI
|
|
Ngày tháng
|
Trang/Phần liên quan việc sửa đổi
|
Mô tả nội dung thay đổi
|
Lần ban hành/sửa đổi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
|
|
1. Chủ tịch
|
|
4. Đại diện Lãnh đạo chất lượng (QMR)
|
|
|
2. Phó chủ tịch
|
|
5. Công chức Văn phòng Thống kê.
|
|
|
3. Công chức TP-HT
|
|
6. Thư ký ISO
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ QUẢNG THÁI
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
QUY TRÌNH
CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC
((Ban hành kèm theo Quyết định số 225/QĐ-UBND ngày 18 tháng 8 năm 2022 của Chủ tịch UBND xã Quảng Thái )
MỤC ĐÍCH
Quy định thành phần hồ sơ, lệ phí (nếu có), trình tự, cách thức và thời gian giải quyết hồ sơ của quy trình cấp bản sao từ sổ gốc của xã Quảng Thái, huyện Quảng Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 nhằm đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật và yêu cầu của cá nhân.
-
PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng đối với các cá nhân có nhu cầu giải quyết thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc trong lĩnh vực Chứng thực với thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết của của xã Quảng Thái, huyện Quảng Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế.
-
TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
-Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.
IV. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
UBND : Ủy ban nhân dân;
QT : Quy trình;
TTHC : Thủ tục hành chính;
ISO : Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015;
Bộ phận TN&TKQ: Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả;
TP-HT: Tư pháp – Hộ tịch
V. NỘI DUNG QUY TRÌNH
V.1. Thông tin thủ tục hành chính
|
TT
|
Nội dung
|
|
1.
|
Điều kiện thực hiện TTHC: Phải có sổ gốc
|
|
2.
|
Hồ sơ bao gồm:
|
|
|
Thành phần hồ sơ
|
Bản chính
|
Bản sao
|
|
|
- Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng
|
|
x
|
|
|
- Trường hợp người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc gửi qua bưu điện thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực giấy Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng, phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận cho cơ quan, tổ chức cấp bản sao.
|
x
|
|
|
|
- Trường hợp người yêu cầu là người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cá nhân, tổ chức được cấp bản chính; cha, mẹ, con; vợ, chồng; anh, chị, em ruột; người thừa kế khác của người được cấp bản chính trong trường hợp người đó chết thì phải xuất trình giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính.
|
x
|
|
|
3.
|
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
|
|
4.
|
Thời gian làm việc:
Trong ngày (trong ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ)
|
|
5.
|
Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
|
|
6.
|
Lệ phí: Không
|
V.2. Diễn giải quy trình:
|
TT
|
Trình tự
|
Trách nhiệm
|
Thời gian
|
Biểu mẫu/
Kết quả
|
|
B1.1
|
Nộp hồ sơ :
- Công dân cần đăng ký chuẩn bị hồ sơ theo mục V.1.2;
- Nộp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả
|
Tổ chức/Công dân
|
Giờ hành chính
|
Hồ sơ theo mục V.1.2
|
|
B1.2
|
Tiếp nhận hồ sơ và số hóa hồ sơ:
- Nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ và tính phù hợp của hồ sơ theo phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả.
- Số hóa hồ sơ
|
TP-HT
|
2 giờ
|
Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả
|
|
B2
|
Thẩm định hồ sơ và dự thảo kết quả thực hiện:
- Công chức Tư pháp Hộ tịch kiểm tra sổ gốc để cấp bản sao cho người có yêu cầu; nội dung bản sao phải ghi đúng nội dung đã ghi trong sổ gốc.
- Trong trường hợp không tìm thấy sổ gốc hoặc trong sổ gốc không có thông tin về nội dung yêu cầu cấp bản sao thì Công chức Tư pháp - Hộ tịch có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người có yêu cầu.
|
TP-HT
|
4 giờ
|
Bản sao được cấp từ sổ gốc
|
|
B3.1
|
Phê duyệt:
Lãnh đạo xem xét hồ sơ:
- Nếu không đồng ý: Chuyển lại Công chức Tư pháp - Hộ tịch .
- Nếu đồng ý: Lãnh đạo xã ký Bản sao được cấp từ sổ gốc
|
Lãnh đạo UBND
xã
|
01 giờ
|
Bản sao được cấp từ sổ gốc
|
|
B3.2
|
Đóng dấu, vào sổ theo dõi và chuyển hồ sơ:
- Đóng dấu.
- Chuyển hồ sơ Công chức TP-HT
|
Văn thư
|
1 giờ
|
Bản sao được cấp từ sổ gốc
|
|
B4
|
Trả kết quả cho tổ chức/công dân
|
Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả
|
Giờ hành chính
|
Bản sao được cấp từ sổ gốc
|
VI. LƯU TRỮ
|
PL
|
Tên hồ sơ/ phụ lục (PL)
|
Mã số
|
Thời gian lưu trữ
|
Bộ phận
lưu trữ
|
|
1
|
Sổ theo dõi hồ sơ
|
BM-STDHS-04
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
|
QUY TRÌNH
|
Mã số : QT-CT-02
Ban hành lần:
Ngày: 18/8/2022
|
|
|
CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH GIẤY TỜ, VĂN BẢN DO CƠ QUAN TỔ CHỨC CÓ THẨM QUYỀN CỦA VIỆT NAM CẤP HOẶC CHỨNG NHẬN
|
|
|
|
|
|
|
THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI
|
|
Ngày tháng
|
Trang/Phần liên quan việc sửa đổi
|
Mô tả nội dung thay đổi
|
Lần ban hành/sửa đổi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
|
|
1. Chủ tịch
|
|
4. Đại diện Lãnh đạo chất lượng (QMR)
|
|
|
2. Phó chủ tịch
|
|
5. Công chức Văn phòng Thống kê.
|
|
|
3. Đề án 500 TP-HT
|
|
6. Thư ký ISO
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ QUẢNG THÁI
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
QUY TRÌNH
CHỨNG THỰC BẢN SAO TỪ BẢN CHÍNH GIẤY TỜ, VĂN BẢN DO CƠ QUAN TỔ CHỨC CÓ THẨM QUYỀN CỦA VIỆT NAM CẤP HOẶC CHỨNG NHẬN
(Ban hành kèm theo Quyết định số:225/QĐ-UBND ngày 18/8/2022
của Chủ tịch UBND xã Quảng Thái)
-
MỤC ĐÍCH
Quy định thành phần hồ sơ, lệ phí (nếu có), trình tự, cách thức và thời gian giải quyết hồ sơ của quy trình chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận của xã Quảng Thái, huyện Quảng Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 nhằm đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật và yêu cầu của cá nhân.
-
PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng đối với các cá nhân có nhu cầu giải quyết thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận trong lĩnh vực Chứng thực với thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết của của xã Quảng Thái, huyện Quảng Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế.
-
TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
-Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.
IV. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
UBND : Ủy ban nhân dân;
QT : Quy trình;
TTHC : Thủ tục hành chính;
ISO : Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015;
Bộ phận TN&TKQ: Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả;
TP-HT: Tư pháp – Hộ tịch
V. NỘI DUNG QUY TRÌNH
V.1. Thông tin thủ tục hành chính
|
TT
|
Nội dung
|
|
1.
|
Điều kiện thực hiện TTHC:
Bản chính giấy tờ, văn bản cần chứng thực.
Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao:
- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
- Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
- Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
- Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.
- Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
|
|
2.
|
Hồ sơ bao gồm:
|
|
|
Thành phần hồ sơ
|
Bản chính
|
Bản sao
|
|
|
Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực
|
x
|
|
|
|
Số lượng văn bản cần chứng thực
|
|
x
|
|
3.
|
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
|
|
4.
|
Thời gian làm việc:
Trong ngày (trong ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ)
|
|
5.
|
Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
|
|
6.
|
Lệ phí: 2.000 đồng/trang; từ trang thứ 3 trở lên thì mỗi trang thu không quá 1.000 đồng/trang, nhưng mức thu tối đa thu không quá 200.000 đồng/bản.
|
V.2. Diễn giải quy trình:
|
TT
|
Trình tự
|
Trách nhiệm
|
Thời gian
|
Biểu mẫu/
Kết quả
|
|
1
|
Nộp hồ sơ :
- Công dân cần đăng ký chuẩn bị hồ sơ theo mục V.1.2;
- Nộp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả
|
Tổ chức/Công dân
|
Giờ hành chính
|
Hồ sơ theo mục V.1.2
|
|
2
|
Tiếp nhận hồ sơ và số hóa hồ sơ:
- Nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ và tính phù hợp của hồ sơ theo phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả.
- Số hóa hồ sơ
|
TP-HT
|
2 giờ
|
Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả
|
|
3
|
Thẩm định hồ sơ và dự thảo kết quả thực hiện:
Công chức Tư pháp Hộ tịch kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính (Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì phải tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp) thì thực hiện chứng thực như sau:
* Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối.
Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
|
TP-HT
|
4 giờ
|
Bản chính, bản sao văn bản chứng thực.
|
|
4
|
Phê duyệt:
Lãnh đạo xem xét hồ sơ:
- Nếu không đồng ý: Chuyển lại Công chức Tư pháp - Hộ tịch .
- Nếu đồng ý: Lãnh đạo xã ký bản sao chứng thực.
|
Lãnh đạo UBND
xã
|
01 giờ
|
Bản sao được chứng thực từ bản chính
|
|
5
|
Đóng dấu, vào sổ theo dõi và chuyển hồ sơ:
- Đóng dấu.
- Chuyển hồ sơ Công chức TP-HT
|
Văn thư
|
1 giờ
|
Bản sao được chứng thực từ bản chính
|
|
6
|
Trả kết quả cho tổ chức/công dân
|
Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả
|
Giờ hành chính
|
Bản sao được chứng thực từ bản chính
|
VI. LƯU TRỮ
|
PL
|
Tên hồ sơ/ phụ lục (PL)
|
Mã số
|
Thời gian lưu trữ
|
Bộ phận
lưu trữ
|
-
|
Sổ theo dõi chứng thực
|
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
-
|
Sổ theo dõi hồ sơ
|
BM-STDHS-04
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
|
QUY TRÌNH
|
Mã số : QT-CT-03
Ban hành lần:
Ngày: 18/8/2022
|
|
|
CHỨNG THỰC CHỮ KÝ TRONG CÁC GIẤY TỜ, VĂN BẢN (ÁP DỤNG CHO CẢ TRƯỜNG HỢP CHỨNG THỰC ĐIỂM CHỈ VÀ TRƯỜNG HỢP NGƯỜI YÊU CẦU CHỨNG THỰC KHÔNG THỂ KÝ, KHÔNG THỂ ĐIỂM CHỈ ĐƯỢC)
|
|
|
|
|
|
|
THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI
|
|
Ngày tháng
|
Trang/Phần liên quan việc sửa đổi
|
Mô tả nội dung thay đổi
|
Lần ban hành/sửa đổi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
|
|
1. Chủ tịch
|
|
4. Đại diện Lãnh đạo chất lượng (QMR)
|
|
|
2. Phó chủ tịch
|
|
5. Công chức Văn phòng Thống kê.
|
|
|
3. Đề án 500 TP-HT
|
|
6. Thư ký ISO
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ QUẢNG THÁI
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
QUY TRÌNH
CHỨNG THỰC CHỮ KÝ TRONG CÁC GIẤY TỜ, VĂN BẢN (ÁP DỤNG CHO CẢ TRƯỜNG HỢP CHỨNG THỰC ĐIỂM CHỈ VÀ TRƯỜNG HỢP NGƯỜI YÊU CẦU CHỨNG THỰC KHÔNG THỂ KÝ, KHÔNG THỂ ĐIỂM CHỈ ĐƯỢC)
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 225 /QĐ-UBND ngày 18/8/2022 của Chủ tịch UBND xã Quảng Thái)
-
MỤC ĐÍCH
Quy định thành phần hồ sơ, lệ phí (nếu có), trình tự, cách thức và thời gian giải quyết hồ sơ của quy trình Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản (áp dụng cho cả trường hợp chứng thực điểm chỉ và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, không thể điểm chỉ được) trong lĩnh vực Chứng thực của xã Quảng Thái, huyện Quảng Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 nhằm đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật và yêu cầu của cá nhân.
-
PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng đối với các cá nhân có nhu cầu giải quyết thủ tục Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản (áp dụng cho cả trường hợp chứng thực điểm chỉ và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, không thể điểm chỉ được)trong lĩnh vực Chứng thực với thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết của của xã Quảng Thái, huyện Quảng Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế.
-
TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
-Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.
IV. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
UBND : Ủy ban nhân dân;
QT : Quy trình;
TTHC : Thủ tục hành chính;
ISO : Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015;
Bộ phận TN&TKQ: Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả;
TP-HT: Tư pháp – Hộ tịch
V. NỘI DUNG QUY TRÌNH
V.1. Thông tin thủ tục hành chính
|
TT
|
Nội dung
|
|
1.
|
Điều kiện thực hiện TTHC:
Trường hợp không được chứng thực chữ ký:
- Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
- Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực chữ ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp quy định tại Điểm d Khoản 4 Điều 24 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.
|
|
2.
|
Hồ sơ bao gồm:
|
|
|
Thành phần hồ sơ
|
Bản chính
|
Bản sao
|
|
|
Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng:
+ Bản sao phải có chứng thực.
+ Bản sao không có chứng thực thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu.
|
x
|
|
|
|
Giấy tờ, văn bản mà mình sẽ ký/điểm chỉ
|
x
|
|
|
3.
|
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
|
|
4.
|
Thời gian xử lý:
Trong ngày (trong ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ)
|
|
5.
|
Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
|
|
6.
|
Lệ phí: 10.000 đồng/trường hợp.
|
V.2. Diễn giải quy trình:
|
TT
|
Trình tự
|
Trách nhiệm
|
Thời gian
|
Biểu mẫu/
Kết quả
|
|
1.1
|
Nộp hồ sơ :
- Công dân cần đăng ký chuẩn bị hồ sơ theo mục V.1.2;
- Nộp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả
|
Tổ chức/Công dân
|
Giờ hành chính
|
Hồ sơ theo mục V.1.2
|
|
1.2
|
Tiếp nhận hồ sơ và số hóa hồ sơ:
- Nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ và tính phù hợp của hồ sơ theo phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả.
- Số hóa hồ sơ
|
TP-HT
|
2 giờ
|
Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả
|
|
2
|
Thẩm định hồ sơ và dự thảo kết quả thực hiện:
- Công chức Tư pháp Hộ tịch kiểm tra đầy đủ giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định, tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình và việc chứng thực không thuộc các trường hợp không được chứng thực chữ ký thì yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký/điểm chỉ trước mặt và thực hiện chứng thực như sau:
- Công chức Tư pháp Hộ tịch ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định.
|
TP-HT
|
4 giờ
|
Giấy tờ, văn bản được chứng thực chữ ký/điểm chỉ.
|
|
3
|
Phê duyệt:
Lãnh đạo xem xét hồ sơ:
- Nếu không đồng ý: Chuyển lại Công chức Tư pháp - Hộ tịch .
- Nếu đồng ý: Lãnh đạo xã ký văn bản chứng thự
|
Lãnh đạo UBND
xã
|
01 giờ
|
Giấy tờ, văn bản được chứng thực chữ ký/điểm chỉ.
|
|
3.1
|
Đóng dấu, vào sổ theo dõi và chuyển hồ sơ:
- Cán bộ văn thư vào sổ, đóng dấu (Trường hợp văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai);
- Công chức Tư pháp - Hộ tịch vào sổ theo dõi chứng thực.
|
Văn thư
Công chức TP-HT
|
1 giờ
|
Giấy tờ, văn bản được chứng thực chữ ký/điểm chỉ
|
|
4
|
Trả kết quả cho tổ chức/công dân
Yêu cầu người nhận ký vào sổ theo dõi hồ sơ
|
TP-HT
|
Giờ hành chính
|
Giấy tờ, văn bản được chứng thực chữ ký/điểm chỉ
|
VI. LƯU TRỮ
|
PL
|
Tên hồ sơ/ phụ lục (PL)
|
Mã số
|
Thời gian lưu trữ
|
Bộ phận
lưu trữ
|
-
|
Sổ theo dõi chứng thực
|
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
-
|
Sổ theo dõi hồ sơ
|
BM-STDHS-04
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
|
QUY TRÌNH
|
Mã số : QT-CT-04
Ban hành lần:
Ngày: 18/8/2022
|
|
|
CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH LIÊN QUAN ĐẾN TÀI SẢN LÀ ĐỘNG SẢN, QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT VÀ NHÀ Ở
|
|
|
|
|
|
|
THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI
|
|
Ngày tháng
|
Trang/Phần liên quan việc sửa đổi
|
Mô tả nội dung thay đổi
|
Lần ban hành/sửa đổi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
|
|
1. Chủ tịch
|
|
4. Đại diện Lãnh đạo chất lượng (QMR)
|
|
|
2. Phó chủ tịch
|
|
5. Công chức Văn phòng Thống kê.
|
|
|
3. Đề án 500 TP-HT
|
|
6. Thư ký ISO
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ QUẢNG THÁI
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
QUY TRÌNH
CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH LIÊN QUAN ĐẾN TÀI SẢN LÀ ĐỘNG SẢN, QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT VÀ NHÀ Ở
(Ban hành kèm theo Quyết định số:225QĐ-UBND ngày 18/8/2022
của Chủ tịch UBND xã Quảng Thái)
-
MỤC ĐÍCH
Quy định thành phần hồ sơ, lệ phí (nếu có), trình tự, cách thức và thời gian giải quyết hồ sơ của quy trình Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, quyền sử dụng đất và nhà ở trong lĩnh vực Chứng thực của xã Quảng Thái, huyện Quảng Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 nhằm đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật và yêu cầu của cá nhân.
-
PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng đối với các cá nhân có nhu cầu giải quyết thủ tục Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, quyền sử dụng đất và nhà ở trong lĩnh vực Chứng thực với thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết của của xã Quảng Thái, huyện Quảng Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế.
-
TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
-Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.
IV. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
UBND : Ủy ban nhân dân;
QT : Quy trình;
TTHC : Thủ tục hành chính;
ISO : Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015;
Bộ phận TN&TKQ: Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả;
TP-HT: Tư pháp – Hộ tịch
V. NỘI DUNG QUY TRÌNH
V.1. Thông tin thủ tục hành chính
|
TT
|
Nội dung
|
|
1.
|
Điều kiện thực hiện TTHC: không
|
|
2.
|
Hồ sơ bao gồm:
|
|
|
Thành phần hồ sơ
|
Bản chính
|
Bản sao
|
|
|
- Dự thảo hợp đồng, giao dịch
|
x
|
|
|
|
- Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng:
+ Bản sao phải có chứng thực.
+ Bản sao không có chứng thực thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu.
|
|
x
|
|
|
- Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó (xuất trình bản chính để đối chiếu)
|
|
x
|
|
3.
|
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
|
|
4.
|
Thời gian thực hiện: 02 ngày làm việc
|
|
5.
|
Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
|
|
6.
|
Lệ phí: 50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch
|
V.2. Diễn giải quy trình:
|
TT
|
Trình tự
|
Trách nhiệm
|
Thời gian
|
Biểu mẫu/
Kết quả
|
|
1.1
|
Nộp hồ sơ :
- Công dân cần đăng ký chuẩn bị hồ sơ theo mục V.1.2;
- Nộp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả
|
Tổ chức/Công dân
|
Giờ hành chính
|
Hồ sơ theo mục V.1.2
|
|
1.2
|
Tiếp nhận hồ sơ và số hóa hồ sơ:
- Nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ và tính phù hợp của hồ sơ theo phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả.
- Số hóa hồ sơ
|
TP-HT
|
2 giờ
|
Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả
|
|
2
|
Thẩm định hồ sơ và dự thảo kết quả thực hiện:
Xem xét hồ sơ: Công chức Tư pháp - Hộ tịch thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực:
- Nếu hồ sơ không hợp lệ, chuyển trả bộ phận TN&TKQ trả cho cá nhân.
- Nếu hồ sơ đầy đủ tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực.
+ Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt.
+ Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.
+ Công chức Tư pháp - Hộ tịch ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định. Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch.
+ Trường hợp phải phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của hợp đồng, giao dịch, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang hợp đồng với tư cách là người phiên dịch.
|
TP-HT
|
11 giờ
|
Hợp đồng, giao dịch
|
|
3.1
|
Phê duyệt:
Lãnh đạo xem xét hồ sơ:
- Nếu không đồng ý: Chuyển lại Công chức Tư pháp - Hộ tịch .
- Nếu đồng ý: Lãnh đạo xã ký vào hợp đồng, giao dịch cần chứng thực.
|
Lãnh đạo UBND
xã
|
2 giờ
|
Hợp đồng, giao dịch
|
|
3.2
|
Đóng dấu, vào sổ theo dõi và chuyển hồ sơ:
- Cán bộ văn thư vào sổ, đóng dấu (Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai);
- Công chức Tư pháp - Hộ tịch vào sổ theo dõi chứng thực
|
- Văn thư
- TP-HT
|
1 giờ
|
Hợp đồng, giao dịch
|
|
4
|
Trả kết quả cho tổ chức/công dân
Yêu cầu người nhận ký vào sổ theo dõi hồ sơ
|
TP-HT
|
Giờ hành chính
|
Hợp đồng, giao dịch
|
VI. LƯU TRỮ
|
PL
|
Tên hồ sơ/ phụ lục (PL)
|
Mã số
|
Thời gian lưu trữ
|
Bộ phận
lưu trữ
|
-
|
Hợp đồng, giao dịch
|
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
2
|
Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả
|
BM-PTNHS-01
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
3
|
Phiếu hướng dẫn hồ sơ (nếu có)
|
BM-PHDHS-02
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
4
|
Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ
|
BM-PKSQT-03
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
5
|
Sổ theo dõi hồ sơ
|
BM-STDHS-04
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
|
QUY TRÌNH
|
Mã số : QT-CT-05
Ban hành lần:
Ngày: 18/8/2022
|
|
|
CHỨNG THỰC VIỆC SỬA ĐỔI, BỔ SUNG, HỦY BỎ HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH
|
|
|
|
|
|
|
THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI
|
|
Ngày tháng
|
Trang/Phần liên quan việc sửa đổi
|
Mô tả nội dung thay đổi
|
Lần ban hành/sửa đổi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
|
|
1. Chủ tịch
|
|
4. Đại diện Lãnh đạo chất lượng (QMR)
|
|
|
2. Phó chủ tịch
|
|
5. Công chức Văn phòng Thống kê.
|
|
|
3. Đề án 500 TP-HT
|
|
6. Thư ký ISO
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ QUẢNG THÁI
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
QUY TRÌNH
CHỨNG THỰC VIỆC SỬA ĐỔI, BỔ SUNG,
HỦY BỎ HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 225/QĐ-UBND ngày 18/8/2022
của Chủ tịch UBND xã Quảng Thái)
-
MỤC ĐÍCH
Quy định thành phần hồ sơ, lệ phí (nếu có), trình tự, cách thức và thời gian giải quyết hồ sơ của quy trình Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch trong lĩnh vực Chứng thực của xã Quảng Thái, huyện Quảng Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 nhằm đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật và yêu cầu của cá nhân.
-
PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng đối với các cá nhân có nhu cầu giải quyết thủ tục Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch trong lĩnh vực Chứng thực với thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết của của xã Quảng Thái, huyện Quảng Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế.
-
TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
-Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.
IV. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
UBND : Ủy ban nhân dân;
QT : Quy trình;
TTHC : Thủ tục hành chính;
ISO : Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015;
Bộ phận TN&TKQ: Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả;
TP-HT: Tư pháp – Hộ tịch
V. NỘI DUNG QUY TRÌNH
V.1. Thông tin thủ tục hành chính
|
TT
|
Nội dung
|
|
1.
|
Điều kiện thực hiện TTHC: Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực chỉ được thực hiện khi có thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
|
|
2.
|
Hồ sơ bao gồm:
|
|
|
Thành phần hồ sơ
|
Bản chính
|
Bản sao
|
|
|
- Văn bản thỏa thuận về việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch
|
x
|
|
|
|
- Hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực
|
|
x
|
|
|
- Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng:
+ Bản sao phải có chứng thực.
+ Bản sao không có chứng thực thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu.
- Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó:
+ Bản sao phải có chứng thực.
+ Bản sao không có chứng thực thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu.
|
|
x
|
|
|
Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng
trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó:
+ Bản sao phải có chứng thực.
+ Bản sao không có chứng thực thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu.
|
|
x
|
|
3.
|
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
|
|
4.
|
Thời gian giải quyết:
Trong ngày (trong ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ)
|
|
5.
|
Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
|
|
6.
|
Lệ phí: 30.000 đồng/hợp đồng, giao dịch.
|
V.2. Diễn giải quy trình:
|
TT
|
Trình tự
|
Trách nhiệm
|
Thời gian
|
Biểu mẫu/
Kết quả
|
|
1.1
|
Nộp hồ sơ :
- Công dân cần đăng ký chuẩn bị hồ sơ theo mục V.1.2;
- Nộp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả
|
Tổ chức/Công dân
|
Giờ hành chính
|
Hồ sơ theo mục V.1.2
|
|
1.2
|
Tiếp nhận hồ sơ và số hóa hồ sơ:
- Nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ và tính phù hợp của hồ sơ theo phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả.
- Số hóa hồ sơ
|
TP-HT
|
2 giờ
|
Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả
|
|
2
|
Thẩm định hồ sơ và dự thảo kết quả thực hiện:
- Công chức Tư pháp Hộ tịch kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu đầy dủ tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực.
+ Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực. Trường hợp người có thẩm quyền giao kết hợp đồng của các tổ chức tín dụng, doanh nghiệp đã đăng ký chữ ký mẫu tại cơ quan thực hiện chứng thực thì có thể ký trước vào hợp đồng; người thực hiện chứng thực phải đối chiếu chữ ký của họ trong hợp đồng với chữ ký mẫu trước khi thực hiện chứng thực, nếu nghi ngờ chữ ký trong hợp đồng khác với chữ ký mẫu thì yêu cầu người đó ký trước mặt.
+ Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.
+ Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch.
|
TP-HT
|
4 giờ
|
Hợp đồng, giao dịch
|
|
3.1
|
Phê duyệt:
Lãnh đạo xem xét hồ sơ:
- Nếu không đồng ý: Chuyển lại Công chức Tư pháp - Hộ tịch .
- Nếu đồng ý: Lãnh đạo xã ký hợp đồng, giao dịch chứng thực.
|
Lãnh đạo UBND
xã
|
01 giờ
|
Hợp đồng, giao dịch
|
|
3.2
|
Đóng dấu, vào sổ theo dõi và chuyển hồ sơ:
Cán bộ văn thư vào sổ, đóng dấu (Trường hợp hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai);
- Công chức Tư pháp - Hộ tịch vào sổ theo dõi chứng thực.
|
- Văn thư
- TP-HT
|
1 giờ
|
Hợp đồng, giao dịch
|
|
4
|
Trả kết quả cho tổ chức/công dân
|
TP-HT
|
Giờ hành chính
|
Hợp đồng, giao dịch
|
VI. LƯU TRỮ
|
PL
|
Tên hồ sơ/ phụ lục (PL)
|
Mã số
|
Thời gian lưu trữ
|
Bộ phận
lưu trữ
|
-
|
Sổ theo dõi chứng thực
|
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
-
|
Sổ theo dõi hồ sơ
|
BM-STDHS-04
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
|
QUY TRÌNH
|
Mã số : QT-CT-06
Ban hành lần:
Ngày: 18/8/2022
|
|
|
SỬA LỖI SAI SÓT TRONG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH
|
|
|
|
|
|
|
THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI
|
|
Ngày tháng
|
Trang/Phần liên quan việc sửa đổi
|
Mô tả nội dung thay đổi
|
Lần ban hành/sửa đổi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
|
|
1. Chủ tịch
|
|
4. Đại diện Lãnh đạo chất lượng (QMR)
|
|
|
2. Phó chủ tịch
|
|
5. Công chức Văn phòng Thống kê.
|
|
|
3. Đề án 500 TP-HT
|
|
6. Thư ký ISO
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ QUẢNG THÁI
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
QUY TRÌNH
SỬA LỖI SAI SÓT TRONG HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 225/QĐ-UBND ngày 18/8/2022
của Chủ tịch UBND xã Quảng Thái)
-
MỤC ĐÍCH
Quy định thành phần hồ sơ, lệ phí (nếu có), trình tự, cách thức và thời gian giải quyết hồ sơ của quy trình sửa đổi sai sót trong hợp đồng, giao dịch trong lĩnh vực Chứng thực của xã Quảng Thái, huyện Quảng Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 nhằm đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật và yêu cầu của cá nhân.
-
PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng đối với các cá nhân có nhu cầu giải quyết thủ tục sửa đổi sai sót trong hợp đồng, giao dịch trong lĩnh vực Chứng thực với thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết của của xã Quảng Thái, huyện Quảng Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế.
-
TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
-Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.
IV. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
UBND : Ủy ban nhân dân;
QT : Quy trình;
TTHC : Thủ tục hành chính;
ISO : Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015;
Bộ phận TN&TKQ: Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả;
TP-HT: Tư pháp – Hộ tịch
V. NỘI DUNG QUY TRÌNH
V.1. Thông tin thủ tục hành chính
|
TT
|
Nội dung
|
|
1.
|
Điều kiện thực hiện TTHC: Không
|
|
2.
|
Hồ sơ bao gồm:
|
|
|
Thành phần hồ sơ
|
Bản chính
|
Bản sao
|
|
|
- Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực (xuất trình bản chính để đối chiếu)
|
x
|
|
|
|
- Văn bản thỏa thuận về việc sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực
|
x
|
|
|
|
- Hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực
|
x
|
|
|
|
- Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến.
|
|
x
|
|
3.
|
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
|
|
4.
|
Thời gian thực hiện:
Trong ngày (trong ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ)
|
|
5.
|
Nơi tiếp nhận và trả kết quả:
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
|
|
6.
|
Lệ phí: 25.000 đồng/hợp đồng, giao dịch.
|
V.2. Diễn giải quy trình:
|
TT
|
Trình tự
|
Trách nhiệm
|
Thời gian
|
Biểu mẫu/
Kết quả
|
|
1.1
|
Nộp hồ sơ :
- Công dân cần đăng ký chuẩn bị hồ sơ theo mục V.1.2;
- Nộp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả
|
Tổ chức/Công dân
|
Giờ hành chính
|
Hồ sơ theo mục V.1.2
|
|
1.2
|
Tiếp nhận hồ sơ và số hóa hồ sơ:
- Nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ và tính phù hợp của hồ sơ theo phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả.
- Số hóa hồ sơ
|
TP-HT
|
2 giờ
|
Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả
|
|
2
|
Thẩm định hồ sơ và dự thảo kết quả thực hiện:
Xem xét hồ sơ:
Kiểm tra tính hợp pháp của việc sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép, in hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực: Việc sửa đổi phải được được thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, nếu không làm ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của các bên và được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực hợp đồng, giao dịch.
+ Công chức Tư pháp - Hộ tịch phải gạch chân lỗi sai sót cần sửa, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào bên lề của hợp đồng, giao dịch nội dung đã sửa, họ tên, chữ ký của người sửa, ngày tháng năm sửa.
|
TP-HT
|
4 giờ
|
Hợp đồng, giao dịch
|
|
3.1
|
Phê duyệt:
Lãnh đạo xem xét hồ sơ:
- Nếu không đồng ý: Chuyển lại Công chức Tư pháp - Hộ tịch .
- Nếu đồng ý: Lãnh đạo xã ký vào hợp đồng, giao dịch đã được sửa lỗi kỹ thuật.
|
Lãnh đạo UBND
xã
|
01 giờ
|
Hợp đồng, giao dịch
|
|
3.2
|
Đóng dấu, vào sổ theo dõi và chuyển hồ sơ:
- Cán bộ văn thư vào sổ, đóng dấu;
- Công chức Tư pháp - Hộ tịch vào sổ theo dõi chứng thực.
|
- Văn thư
- TP-HT
|
1 giờ
|
Hợp đồng, giao dịch
|
|
4
|
Trả kết quả cho tổ chức/công dân
|
TP-HT
|
Giờ hành chính
|
Hợp đồng, giao dịch
|
VI. LƯU TRỮ
|
PL
|
Tên hồ sơ/ phụ lục (PL)
|
Mã số
|
Thời gian lưu trữ
|
Bộ phận
lưu trữ
|
-
|
Hồ sơ, giao dịch được sửa lỗi kỹ thuật
|
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
2
|
Sổ theo dõi hồ sơ
|
BM-STDHS-04
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
3
|
Sổ theo dõi chứng thực
|
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
|
QUY TRÌNH
|
Mã số : QT-CT-07
Ban hành lần:
Ngày: 18/8/2022
|
|
|
CẤP BẢN SAO CÓ CHỨNG THỰC TỪ BẢN CHÍNH HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH ĐÃ ĐƯỢC CHỨNG THỰC
|
|
|
|
|
|
|
THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI
|
|
Ngày tháng
|
Trang/Phần liên quan việc sửa đổi
|
Mô tả nội dung thay đổi
|
Lần ban hành/sửa đổi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
|
|
1. Chủ tịch
|
|
4. Đại diện Lãnh đạo chất lượng (QMR)
|
|
|
2. Phó chủ tịch
|
|
5. Công chức Văn phòng Thống kê.
|
|
|
3. Đề án 500 TP-HT
|
|
6. Thư ký ISO
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ QUẢNG THÁI
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
QUY TRÌNH
CẤP BẢN SAO CÓ CHỨNG THỰC TỪ BẢN CHÍNH HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH ĐÃ ĐƯỢC CHỨNG THỰC
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 225/QĐ-UBND ngày 18/8/2022
của Chủ tịch UBND xã Quảng Thái)
-
MỤC ĐÍCH
Quy định thành phần hồ sơ, lệ phí (nếu có), trình tự, cách thức và thời gian giải quyết hồ sơ của quy trình Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực trong lĩnh vực Chứng thực của xã Quảng Thái, huyện Quảng Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 nhằm đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật và yêu cầu của cá nhân.
-
PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng đối với các cá nhân có nhu cầu giải quyết thủ tục Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực trong lĩnh vực Chứng thực với thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết của của xã Quảng Thái, huyện Quảng Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế.
-
TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
-Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.
IV. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
UBND : Ủy ban nhân dân;
QT : Quy trình;
TTHC : Thủ tục hành chính;
ISO : Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015;
Bộ phận TN&TKQ: Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả;
TP-HT: Tư pháp – Hộ tịch
V. NỘI DUNG QUY TRÌNH
V.1. Thông tin thủ tục hành chính
|
TT
|
Nội dung
|
|
1.
|
Điều kiện thực hiện TTHC: Hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực còn đang lưu trữ tại UBND cấp xã.
|
|
2.
|
Hồ sơ bao gồm:
|
|
|
Thành phần hồ sơ
|
Bản chính
|
Bản sao
|
|
|
Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng:
+ Bản sao phải có chứng thực.
+ Bản sao không có chứng thực thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu.
|
|
x
|
|
3.
|
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
|
|
4.
|
Thời gian thực hiện:
Trong ngày (trong ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ)
|
|
5.
|
Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
|
|
6.
|
Lệ phí: Không.
|
V.2. Diễn giải quy trình:
|
TT
|
Trình tự
|
Trách nhiệm
|
Thời gian
|
Biểu mẫu/
Kết quả
|
|
1.1
|
Nộp hồ sơ :
- Công dân cần đăng ký chuẩn bị hồ sơ theo mục V.1.2;
- Nộp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả
|
Tổ chức/Công dân
|
Giờ hành chính
|
Hồ sơ theo mục V.1.2
|
|
1.2
|
Tiếp nhận hồ sơ và số hóa hồ sơ:
- Nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ và tính phù hợp của hồ sơ theo phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả.
- Số hóa hồ sơ
|
TP-HT
|
12 giờ
|
Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả
|
|
2
|
Thẩm định hồ sơ và dự thảo kết quả thực hiện:
Công chức Tư pháp - Hộ tịch chụp số lượng theo yêu của người yêu cầu từ bản chính hợp đồng, giao dịch đang được lưu trữ và thực hiện chứng thực như sau: ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định.
|
TP-HT
|
4 giờ
|
Dự thảo Bản sao Hợp đồng, giao dịch;
|
|
3.14
|
Phê duyệt:
Lãnh đạo xem xét hồ sơ:
- Nếu không đồng ý: Chuyển lại Công chức Tư pháp - Hộ tịch .
- Nếu đồng ý: Lãnh đạo xã ký vào số lượng bản sao hợp đồng, giao dịch.
|
Lãnh đạo UBND
xã
|
01 giờ
|
Bản sao Hợp đồng, giao dịch;
|
|
3.2
|
Đóng dấu, vào sổ theo dõi và chuyển hồ sơ:
- Cán bộ văn thư vào sổ, đóng dấu;
- Công chức Tư pháp - Hộ tịch vào sổ theo dõi chứng thực.
|
- Văn thư
- TP-HT
|
1 giờ
|
Bản sao Hợp đồng, giao dịch;
|
|
4
|
Trả kết quả cho tổ chức/công dân
-
Yêu cầu người nhận ký vào sổ theo dõi hồ sơ;
Vào sổ theo dõi hồ sơ
|
TP-HT
|
Giờ hành chính
|
Bản sao Hợp đồng, giao dịch
|
VI. LƯU TRỮ
|
PL
|
Tên hồ sơ/ phụ lục (PL)
|
Mã số
|
Thời gian lưu trữ
|
Bộ phận
lưu trữ
|
-
|
Hồ sơ, giao dịch được sửa lỗi kỹ thuật
|
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
2
|
Sổ theo dõi hồ sơ
|
BM-STDHS-04
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
3
|
Sổ theo dõi chứng thực
|
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
|
QUY TRÌNH
|
Mã số : QT-CT-08
Ban hành lần:
Ngày: 18/8/2022
|
|
|
CHỨNG THỰC DI CHÚC
|
|
|
|
|
|
|
THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI
|
|
Ngày tháng
|
Trang/Phần liên quan việc sửa đổi
|
Mô tả nội dung thay đổi
|
Lần ban hành/sửa đổi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
|
|
1. Chủ tịch
|
|
4. Đại diện Lãnh đạo chất lượng (QMR)
|
|
|
2. Phó chủ tịch
|
|
5. Công chức Văn phòng Thống kê.
|
|
|
3. Đề án 500 TP-HT
|
|
6. Thư ký ISO
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ QUẢNG THÁI
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
QUY TRÌNH
CHỨNG THỰC DI CHÚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 225/QĐ-UBND ngày 18/8/2022
của Chủ tịch UBND xã Quảng Thái)
-
MỤC ĐÍCH
Quy định thành phần hồ sơ, lệ phí (nếu có), trình tự, cách thức và thời gian giải quyết hồ sơ của quy trình Chứng thực di chúc trong lĩnh vực Chứng thực của xã Quảng Thái, huyện Quảng Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 nhằm đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật và yêu cầu của cá nhân.
-
PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng đối với các cá nhân có nhu cầu giải quyết thủ tục Chứng thực di chúc trong lĩnh vực Chứng thực với thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết của của xã Quảng Thái, huyện Quảng Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế.
-
TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
-Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.
IV. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
UBND : Ủy ban nhân dân;
QT : Quy trình;
TTHC : Thủ tục hành chính;
ISO : Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015;
Bộ phận TN&TKQ: Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả;
TP-HT: Tư pháp – Hộ tịch
V. NỘI DUNG QUY TRÌNH
V.1. Thông tin thủ tục hành chính
|
TT
|
Nội dung
|
|
1.
|
Điều kiện thực hiện TTHC: Không
|
|
2.
|
Hồ sơ bao gồm:
|
|
|
Thành phần hồ sơ
|
Bản chính
|
Bản sao
|
|
|
Dự thảo di chúc
|
x
|
|
|
|
Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng:
+ Bản sao phải có chứng thực.
+ Bản sao không có chứng thực thì phải xuất trình bản chính để đối chiếu.
|
|
x
|
|
|
Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó (xuất trình bản chính để đối chiếu)
|
|
x
|
|
3.
|
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
|
|
4.
|
Thời gian thực hiện: 2 ngày làm việc
|
|
5.
|
Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
|
|
6.
|
Lệ phí: 50.000 đồng/di chúc.
|
V.2. Diễn giải quy trình:
|
TT
|
Trình tự
|
Trách nhiệm
|
Thời gian
|
Biểu mẫu/
Kết quả
|
|
1.1
|
Nộp hồ sơ :
- Công dân cần đăng ký chuẩn bị hồ sơ theo mục V.1.2;
- Nộp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả
|
Tổ chức/Công dân
|
Giờ hành chính
|
Hồ sơ theo mục V.1.2
|
|
1.2
|
Tiếp nhận hồ sơ và số hóa hồ sơ:
- Nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ và tính phù hợp của hồ sơ theo phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả.
- Số hóa hồ sơ
|
TP-HT
|
02 giờ
|
Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả
|
|
2
|
Thẩm định hồ sơ và dự thảo kết quả thực hiện:
Xem xét hồ sơ: Công chức Tư pháp - Hộ tịch thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực:
- Nếu hồ sơ không hợp lệ, chuyển trả cho cá nhân.
- Nếu hồ sơ đầy đủ tại thời điểm chứng thực các bên tham gia tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực.
+ Người lập di chúc phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực.
+ Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.
+ Công chức Tư pháp - Hộ tịch ghi lời chứng tương ứng theo mẫu quy định. Đối với di chúc có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của di chúc.
+ Trường hợp phải phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của di chúc, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang di chúc với tư cách là người phiên dịch
|
TP-HT
|
11 giờ
|
- Di chúc
|
|
3.1
|
Phê duyệt:
Lãnh đạo xem xét hồ sơ:
- Nếu không đồng ý: Chuyển lại Công chức Tư pháp - Hộ tịch .
- Nếu đồng ý: Lãnh đạo xã ký di chúc cần chứng thực.
|
Lãnh đạo UBND
xã
|
02 giờ
|
- Di chúc
|
|
3.2
|
Đóng dấu, vào sổ theo dõi và chuyển hồ sơ:
- Cán bộ văn thư vào sổ, đóng dấu (Trường hợp di chúc có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai);
- Công chức Tư pháp - Hộ tịch vào sổ theo dõi chứng thực.
|
- Văn thư
- TP-HT
|
01 giờ
|
- Di chúc
|
|
4
|
Trả kết quả cho tổ chức/công dân
Yêu cầu người nhận ký vào sổ theo dõi hồ sơ.
|
TP-HT
|
Giờ hành chính
|
- Di chúc
|
VI. LƯU TRỮ
|
PL
|
Tên hồ sơ/ phụ lục (PL)
|
Mã số
|
Thời gian lưu trữ
|
Bộ phận
lưu trữ
|
-
|
Di chúc
|
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
2
|
Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả
|
BM-PTNHS-01
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
3
|
Phiếu hướng dẫn hồ sơ (nếu có)
|
BM-PHDHS-02
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
4
|
Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ
|
BM-PKSQT-03
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
5
|
Sổ theo dõi hồ sơ
|
BM-STDHS-04
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
|
QUY TRÌNH
|
Mã số : QT-CT-09
Ban hành lần:
Ngày: 18/8/2022
|
|
|
CHỨNG THỰC VĂN BẢN TỪ CHỐI NHẬN DI SẢN
|
|
|
|
|
|
|
THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI
|
|
Ngày tháng
|
Trang/Phần liên quan việc sửa đổi
|
Mô tả nội dung thay đổi
|
Lần ban hành/sửa đổi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
|
|
1. Chủ tịch
|
|
4. Đại diện Lãnh đạo chất lượng (QMR)
|
|
|
2. Phó chủ tịch
|
|
5. Công chức Văn phòng Thống kê.
|
|
|
3. Đề án 500 TP-HT
|
|
6. Thư ký ISO
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ QUẢNG THÁI
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
QUY TRÌNH
CHỨNG THỰC VĂN BẢN TỪ CHỐI NHẬN DI SẢN
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 225/QĐ-UBND ngày 18/8/2022
của Chủ tịch UBND xã Quảng Thái)
-
MỤC ĐÍCH
Quy định thành phần hồ sơ, lệ phí (nếu có), trình tự, cách thức và thời gian giải quyết hồ sơ của quy trình Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản trong lĩnh vực Chứng thực của xã Quảng Thái, huyện Quảng Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 nhằm đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật và yêu cầu của cá nhân.
-
PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng đối với các cá nhân có nhu cầu giải quyết thủ tục Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản trong lĩnh vực Chứng thực với thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết của của xã Quảng Thái, huyện Quảng Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế.
-
TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
-Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.
IV. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
UBND : Ủy ban nhân dân;
QT : Quy trình;
TTHC : Thủ tục hành chính;
ISO : Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015;
Bộ phận TN&TKQ: Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả;
TP-HT: Tư pháp – Hộ tịch
V. NỘI DUNG QUY TRÌNH
V.1. Thông tin thủ tục hành chính
|
TT
|
Nội dung
|
|
1.
|
Điều kiện thực hiện TTHC: Không
|
|
2.
|
Hồ sơ bao gồm:
|
|
|
Thành phần hồ sơ
|
Bản chính
|
Bản sao
|
|
|
- Dự thảo văn bản từ chối nhận di sản;
|
x
|
|
|
|
- Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực (xuất trình kèm bản chính để đối chiếu);
|
|
x
|
|
|
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó (xuất trình kèm bản chính để đối chiếu).
|
|
x
|
|
3.
|
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
|
|
4.
|
Thời gian thực hiện: 2 ngày làm việc
|
|
5.
|
Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
|
|
6.
|
Lệ phí: 50.000 đồng/di chúc.
|
V.2. Diễn giải quy trình:
|
TT
|
Trình tự
|
Trách nhiệm
|
Thời gian
|
Biểu mẫu/
Kết quả
|
|
1.1
|
Nộp hồ sơ :
- Công dân cần đăng ký chuẩn bị hồ sơ theo mục V.1.2;
- Nộp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả
|
Tổ chức/Công dân
|
Giờ hành chính
|
Hồ sơ theo mục V.1.2
|
|
1.2
|
Tiếp nhận hồ sơ và số hóa hồ sơ:
- Nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ và tính phù hợp của hồ sơ theo phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả.
- Số hóa hồ sơ
|
TP-HT
|
02 giờ
|
Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả
|
|
2
|
Thẩm định hồ sơ và dự thảo kết quả thực hiện:
Xem xét hồ sơ: Công chức Tư pháp - Hộ tịch thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực:
- Nếu hồ sơ không hợp lệ, chuyển trả cho cá nhân.
- Nếu hồ sơ đầy đủ tại thời điểm chứng thực các bên tham gia tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực.
+ Người từ chối nhận di sản phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực.
+ Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.
+ Công chức Tư pháp - Hộ tịch ghi lời chứng tương ứng theo mẫu quy định. Đối với văn bản từ chối nhận di sản có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của văn bản từ chối nhận di sản.
+ Trường hợp phải phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của di chúc, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang di chúc với tư cách là người phiên dịch
|
TP-HT
|
11 giờ
|
-BM-
-Văn bản từ chối nhận di sản
|
|
3.1
|
Phê duyệt:
Lãnh đạo xem xét hồ sơ:
- Nếu không đồng ý: Chuyển lại Công chức Tư pháp - Hộ tịch .
- Nếu đồng ý: Lãnh đạo xã ký chứng thực văn bản từ chối nhận di sản.
|
Lãnh đạo UBND
xã
|
02 giờ
|
- Văn bản từ chối nhận di sản
|
|
3.2
|
Đóng dấu, vào sổ theo dõi và chuyển hồ sơ:
- Cán bộ văn thư vào sổ, đóng dấu (Trường hợp Văn bản từ chối nhận di sản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai);
- Công chức Tư pháp - Hộ tịch vào sổ theo dõi chứng thực.
|
- Văn thư
- TP-HT
|
01 giờ
|
- Văn bản từ chối nhận di sản
|
|
4
|
Trả kết quả cho tổ chức/công dân
Yêu cầu người nhận ký vào sổ theo dõi hồ sơ.
|
TP-HT
|
Giờ hành chính
|
- Văn bản từ chối nhận di sản
|
VI. LƯU TRỮ
|
PL
|
Tên hồ sơ/ phụ lục (PL)
|
Mã số
|
Thời gian lưu trữ
|
Bộ phận
lưu trữ
|
-
|
Văn bản từ chối nhận di sản
|
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
2
|
Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả
|
BM-PTNHS-01
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
3
|
Phiếu hướng dẫn hồ sơ (nếu có)
|
BM-PHDHS-02
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
4
|
Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ
|
BM-PKSQT-03
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
5
|
Sổ theo dõi hồ sơ
|
BM-STDHS-04
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
|
QUY TRÌNH
|
Mã số : QT-TP-10
Ban hành lần:
Ngày: 18/8/2022
|
|
|
CHỨNG THỰC VĂN BẢN THỎA THUẬN PHÂN CHIA DI SẢN MÀ DI SẢN LÀ ĐỘNG SẢN, QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT, NHÀ Ở
|
|
|
|
|
|
|
THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI
|
|
Ngày tháng
|
Trang/Phần liên quan việc sửa đổi
|
Mô tả nội dung thay đổi
|
Lần ban hành/sửa đổi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
|
|
1. Chủ tịch
|
|
4. Đại diện Lãnh đạo chất lượng (QMR)
|
|
|
2. Phó chủ tịch
|
|
5. Công chức Văn phòng Thống kê.
|
|
|
3. Đề án 500 TP-HT
|
|
6. Thư ký ISO
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ QUẢNG THÁI
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
QUY TRÌNH
CHỨNG THỰC VĂN BẢN THỎA THUẬN PHÂN CHIA DI SẢN MÀ DI SẢN LÀ ĐỘNG SẢN, QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT, NHÀ Ở
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 233/QĐ-UBND ngày 23/9/2020
của Chủ tịch UBND xã Quảng Thái)
-
MỤC ĐÍCH
Quy định thành phần hồ sơ, lệ phí (nếu có), trình tự, cách thức và thời gian giải quyết hồ sơ của quy trình Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản mà di sản là động sản, quyền sử dụng đất, nhà ở trong lĩnh vực Chứng thực của xã Quảng Thái, huyện Quảng Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 nhằm đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật và yêu cầu của cá nhân.
-
PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng đối với các cá nhân có nhu cầu giải quyết thủ tục Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản mà di sản là động sản, quyền sử dụng đất, nhà ở trong lĩnh vực Chứng thực với thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết của của xã Quảng Thái, huyện Quảng Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế.
-
TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
-Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.
IV. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
UBND : Ủy ban nhân dân;
QT : Quy trình;
TTHC : Thủ tục hành chính;
ISO : Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015;
Bộ phận TN&TKQ: Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả;
TP-HT: Tư pháp – Hộ tịch
V. NỘI DUNG QUY TRÌNH
V.1. Thông tin thủ tục hành chính
|
TT
|
Nội dung
|
|
1.
|
Điều kiện thực hiện TTHC: Không
|
|
2.
|
Hồ sơ bao gồm:
|
|
|
Thành phần hồ sơ
|
Bản chính
|
Bản sao
|
|
|
- Dự thảo văn bản thỏa thuận phân chia di sản;
|
x
|
|
|
|
- Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực (xuất trình kèm bản chính để đối chiếu);
|
|
x
|
|
|
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó (xuất trình kèm bản chính để đối chiếu).
|
|
x
|
|
3.
|
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
|
|
4.
|
Thời gian thực hiện: 2 ngày làm việc
|
|
5.
|
Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
|
|
6.
|
Lệ phí: 50.000 đồng/ Văn bản thỏa thuận phân chia di sản.
|
V.2. Diễn giải quy trình:
|
TT
|
Trình tự
|
Trách nhiệm
|
Thời gian
|
Biểu mẫu/
Kết quả
|
|
1.1
|
Nộp hồ sơ :
- Công dân cần đăng ký chuẩn bị hồ sơ theo mục V.1.2;
- Nộp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả
|
Tổ chức/Công dân
|
Giờ hành chính
|
Hồ sơ theo mục V.1.2
|
|
1.2
|
Tiếp nhận hồ sơ và số hóa hồ sơ:
- Nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ và tính phù hợp của hồ sơ theo phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả.
- Số hóa hồ sơ
|
TP-HT
|
02 giờ
|
Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả
|
|
2
|
Thẩm định hồ sơ và dự thảo kết quả thực hiện:
Xem xét hồ sơ: Công chức Tư pháp - Hộ tịch thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực:
- Nếu hồ sơ không hợp lệ, chuyển trả cho cá nhân.
- Nếu hồ sơ đầy đủ tại thời điểm chứng thực các bên tham gia tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực.
+ Các bên tham gia thỏa thuận phân chia di sản phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực.
+ Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.
+ Công chức Tư pháp - Hộ tịch ghi lời chứng tương ứng theo mẫu quy định. Đối với văn bản thỏa thuận phân chia di sản có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của văn bản từ chối nhận di sản.
+ Trường hợp phải phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của di chúc, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang di chúc với tư cách là người phiên dịch
|
TP-HT
|
11 giờ
|
- Văn bản thỏa thuận phân chia di sản;
|
|
3.1
|
Phê duyệt:
Lãnh đạo xem xét hồ sơ:
- Nếu không đồng ý: Chuyển lại Công chức Tư pháp - Hộ tịch .
- Nếu đồng ý: Lãnh đạo xã ký chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản.
|
Lãnh đạo UBND
xã
|
02 giờ
|
- Văn bản thỏa thuận phân chia di sản;
|
|
3.2
|
Đóng dấu, vào sổ theo dõi và chuyển hồ sơ:
- Cán bộ văn thư vào sổ, đóng dấu (Trường hợp văn bản thỏa thuận phân chia di sản; có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai);
- Công chức Tư pháp - Hộ tịch vào sổ theo dõi chứng thực.
|
- Văn thư
- TP-HT
|
01 giờ
|
- Văn bản thỏa thuận phân chia di sản;
|
|
4
|
Trả kết quả cho tổ chức/công dân
Yêu cầu người nhận ký vào sổ theo dõi hồ sơ.
|
TP-HT
|
Giờ hành chính
|
- Văn bản thỏa thuận phân chia di sản;
|
VI. LƯU TRỮ
|
PL
|
Tên hồ sơ/ phụ lục (PL)
|
Mã số
|
Thời gian lưu trữ
|
Bộ phận
lưu trữ
|
-
|
Văn bản thỏa thuận phân chia di sản;
|
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
2
|
Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả
|
BM-PTNHS-01
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
3
|
Phiếu hướng dẫn hồ sơ (nếu có)
|
BM-PHDHS-02
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
4
|
Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ
|
BM-PKSQT-03
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
5
|
Sổ theo dõi hồ sơ
|
BM-STDHS-04
|
Lâu dài
|
P-HT
|
|
|
QUY TRÌNH
|
Mã số : QT-CT-11
Ban hành lần:
Ngày: 18/8/2022
|
|
|
CHỨNG THỰC VĂN KHAI NHẬN DI SẢN LÀ ĐỘNG SẢN, QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT, NHÀ Ở
|
|
|
|
|
|
|
THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI
|
|
Ngày tháng
|
Trang/Phần liên quan việc sửa đổi
|
Mô tả nội dung thay đổi
|
Lần ban hành/sửa đổi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
|
|
1. Chủ tịch
|
|
4. Đại diện Lãnh đạo chất lượng (QMR)
|
|
|
2. Phó chủ tịch
|
|
5. Công chức Văn phòng Thống kê.
|
|
|
3. Đề án 500 TP-HT
|
|
6. Thư ký ISO
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ QUẢNG THÁI
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
QUY TRÌNH
CHỨNG THỰC VĂN KHAI NHẬN DI SẢN LÀ ĐỘNG SẢN, QUYỀN SỬ DỤNG ĐẤT, NHÀ Ở
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 225/QĐ-UBND ngày 18/8/2022
của Chủ tịch UBND xã Quảng Thái)
-
MỤC ĐÍCH
Quy định thành phần hồ sơ, lệ phí (nếu có), trình tự, cách thức và thời gian giải quyết hồ sơ của quy trình Chứng thực văn bản khai nhận di sản là động sản, quyền sử dụng đất, nhà ở trong lĩnh vực Chứng thực của xã Quảng Thái, huyện Quảng Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 nhằm đảm bảo phù hợp với quy định của pháp luật và yêu cầu của cá nhân.
-
PHẠM VI ÁP DỤNG
Áp dụng đối với các cá nhân có nhu cầu giải quyết thủ tục Chứng thực văn bản khai nhận di sản là động sản, quyền sử dụng đất, nhà ở trong lĩnh vực Chứng thực với thẩm quyền tiếp nhận, giải quyết của của xã Quảng Thái, huyện Quảng Điền, tỉnh Thừa Thiên Huế.
-
TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 16/02/2015 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
- Thông tư số 20/2015/TT-BTP ngày 29/12/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
-Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.
IV. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
UBND : Ủy ban nhân dân;
QT : Quy trình;
TTHC : Thủ tục hành chính;
ISO : Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015;
Bộ phận TN&TKQ: Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả;
TP-HT: Tư pháp – Hộ tịch
V. NỘI DUNG QUY TRÌNH
V.1. Thông tin thủ tục hành chính
|
TT
|
Nội dung
|
|
1.
|
Điều kiện thực hiện TTHC: Không
|
|
2.
|
Hồ sơ bao gồm:
|
|
|
Thành phần hồ sơ
|
Bản chính
|
Bản sao
|
|
|
- Dự thảo văn bản khai nhận di sản
|
x
|
|
|
|
- Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực (xuất trình kèm bản chính để đối chiếu);
|
|
x
|
|
|
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó (xuất trình kèm bản chính để đối chiếu).
|
|
x
|
|
3.
|
Số lượng hồ sơ: 01 bộ
|
|
4.
|
Thời gian thực hiện: 2 ngày làm việc
|
|
5.
|
Nơi tiếp nhận và trả kết quả: Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.
|
|
6.
|
Lệ phí: 50.000 đồng/ Chứng thực văn bản khai nhận di sản.
|
V.2. Diễn giải quy trình:
|
TT
|
Trình tự
|
Trách nhiệm
|
Thời gian
|
Biểu mẫu/
Kết quả
|
|
1.1
|
Nộp hồ sơ :
- Công dân cần đăng ký chuẩn bị hồ sơ theo mục V.1.2;
- Nộp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả
|
Tổ chức/Công dân
|
Giờ hành chính
|
Hồ sơ theo mục V.1.2
|
|
1.2
|
Tiếp nhận hồ sơ và số hóa hồ sơ:
- Nhận hồ sơ, kiểm tra tính đầy đủ và tính phù hợp của hồ sơ theo phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả.
- Số hóa hồ sơ
|
TP-HT
|
02 giờ
|
Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn ngày trả
|
|
2
|
Thẩm định hồ sơ và dự thảo kết quả thực hiện:
Xem xét hồ sơ: Công chức Tư pháp - Hộ tịch thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực:
- Nếu hồ sơ không hợp lệ, chuyển trả cho cá nhân.
- Nếu hồ sơ đầy đủ tại thời điểm chứng thực các bên tham gia tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực.
+ Các bên tham gia khai nhận di sảphải ký trước mặt người thực hiện chứng thực.
+ Trường hợp người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch.
+ Công chức Tư pháp - Hộ tịch ghi lời chứng tương ứng theo mẫu quy định. Đối với văn bản khai nhận di sản có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của văn bản khai nhận di sản.
+ Trường hợp phải phiên dịch thì người phiên dịch có trách nhiệm dịch đầy đủ, chính xác nội dung của di chúc, nội dung lời chứng cho người yêu cầu chứng thực và ký vào từng trang di chúc với tư cách là người phiên dịch
|
TP-HT
|
11 giờ
|
- Văn bản khai nhận di sản
|
|
3.1
|
Phê duyệt:
Lãnh đạo xem xét hồ sơ:
- Nếu không đồng ý: Chuyển lại Công chức Tư pháp - Hộ tịch .
- Nếu đồng ý: Lãnh đạo xã ký chứng thực văn bản khai nhận di sản.
|
Lãnh đạo UBND
xã
|
02 giờ
|
- Văn bản khai nhận di sản
|
|
3.2
|
Đóng dấu, vào sổ theo dõi và chuyển hồ sơ:
- Cán bộ văn thư vào sổ, đóng dấu (Trường hợp văn bản khai nhận di sản; có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai);
- Công chức Tư pháp - Hộ tịch vào sổ theo dõi chứng thực.
|
- Văn thư
- TP-HT
|
01 giờ
|
- Văn bản khai nhận di sản
|
|
4
|
Trả kết quả cho tổ chức/công dân
Yêu cầu người nhận ký vào sổ theo dõi hồ sơ.
|
TP-HT
|
Giờ hành chính
|
- Văn bản khai nhận di sản
|
VI. LƯU TRỮ
|
PL
|
Tên hồ sơ/ phụ lục (PL)
|
Mã số
|
Thời gian lưu trữ
|
Bộ phận
lưu trữ
|
-
|
Văn bản khai nhận di sản;
|
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
2
|
Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả;
|
BM-PTNHS-01
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
3
|
Phiếu hướng dẫn hồ sơ (nếu có);
|
BM-PHDHS-02
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
4
|
Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ;
|
BM-PKSQT-03
|
Lâu dài
|
TP-HT
|
|
5
|
Sổ theo dõi hồ sơ
|
BM-STDHS-04
|
Lâu dài
|
TP-HT
|