UBND HUYỆN QUẢNG ĐIỀN UBND XÃ QUẢNG THÁI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY TRÌNH

LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ,

TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

 

I. MỤC ĐÍCH

 Quy định trình tự lập hồ sơ hiện hành và chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đảm bảo kịp thời, chính xác và an toàn.

II. PHẠM VI ÁP DỤNG

Hồ sơ, tài liệu lưu trữ trong tại UBND xã;

Cán bộ, công chức, viên chức và người lao động đang công tác tại UBND xã;

Bộ phận VP UBND xã chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện quy trình này.

III. TÀI LIỆU VIỆN DẪN

- Luật Lưu trữ quốc gia số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;

- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Quyết định số 18/2021/QĐ-UBND ngày 30 tháng 3 năm 2021 của UBND Tỉnh Thừa Thiên Huế về Quy định công tác văn thư trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế;

- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

IV. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT

1. Định nghĩa

- Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

- Tài liệu là những văn bản pháp quy về từng mặt nghiệp vụ nhất định gồm những văn bản pháp quy quy định, hướng dẫn hoặc giải thích về pháp luật, về chế độ, chính sách dùng để làm căn cứ ban hành các văn bản của cơ quan, đơn vị;

- Lập hồ sơ hiện hành là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu được hình thành trong quá trình giải quyết, theo dõi công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định;

- Hồ sơ trình ký là tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể; được tổng hợp từ khi bắt đầu hình thành quá trình theo dõi, giải quyết công việc đến thời điểm trình ký văn bản và đảm bảo nằm trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cá nhân trình ký văn bản;

- Hồ sơ công việc: là tất cả văn bản liên quan đến một vụ việc cần giải quyết được tập hợp lại đưa vào một tờ bìa riêng hoặc một cặp riêng theo từng vấn đề có liên quan đến lĩnh vực được phân công phụ trách;

- Lưu trữ hiện hành là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức;

- Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức;

- Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành là việc định kỳ chuyển giao những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ từ các đơn vị, cá nhân vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật;

2. Từ viết tắt

- CBCCVC-NLĐ:    Cán bộ, Công chức, Viên chức – người lao động;

- VP              :         Văn phòng/ Bộ phận hành chính tương đương;

- VT              :         Văn thư/ Người được phân công lưu trữ;

- HS,TL         :         Hồ sơ, tài liệu.

V. NỘI DUNG QUY TRÌNH

 

TT	Trình tự công việc	Trách nhiệm	Thời gian	Biểu mẫu/ Hồ sơ	Diễn giải
1		VP Lãnh đạo	Tháng 12 hàng năm	H57-56-35-09/NB/BM01	- Căn cứ văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan, đơn vị - Căn cứ quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; Danh mục hồ sơ của những năm trước - (Dựa vào danh mục các phòng ban/đơn vị đề xuất) VP tham lưu lập Quyết định phê duyệt danh mục hồ sơ năm 2023 tại UBND xã trình Lãnh đạo phê duyệt, ban hành.
2		CBCCVC-NLĐ	Hàng ngày	H57-56-35-09/NB/BM02	- Mở hồ sơ: +Dựa theo danh mục được phê duyệt hoặc kế hoạch công tác, CBCCVC-NLĐ mở hồ sơ.  + Đối với những công việc phát sinh CBCCVC-NLĐ được giao trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó. - Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ: CBCCVC-NLĐ thu thập, bổ sung các văn bản,tài liệu để lập hồ sơ lưu trữ trong quá trình làm việc theo quy định. + Thành phần HS,TL thu thập bao gồm văn bản đến, văn bản đi, các văn bản có liên quan, phiếu trình giải quyết công việc (có thể có các loại tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình…) - Kết thúc HS,TL: +Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong +CBCCVC-NLĐ: Rà soát toàn bộ văn bản, tài liệu có trong HS, cập nhật vào Mục lục văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ 2023.
3		CBCCVC-NLĐ, VT	Ngay lập tức sau khi kết thúc hồ sơ	H57-56-35-09/NB/BM03 H57-56-35-09/NB/BM04	- CBCC nộp HS,TL đúng hạn đầy đủ theo Mục lục văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ 2023. - VT lập 2 Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Đơn vị cá nhân nộp lưu tài liệu và VT cơ quan giữ một bản. Riêng kế toán giao nộp theo quy định của Kế toán. - VT nhận HS,TL tiến hành rà soát và cập nhật vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu, lưu HS. -VP đối chiếu Danh mục hồ sơ năm 2023, cập nhật và tổ chức lưu trữ.

            VI. BIỂU MẪU

TT	Mã hiệu	Tên biểu mẫu
1	H57-56-35-09/NB/BM01	Quyết định về việc ban hành danh mục hồ sơ năm 2023
2	H57-56-35-09/NB/BM02	Mục lục văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ 2023
3	H57-56-35-09/NB/BM03	Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
4	H57-56-35-09/NB/BM04	Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu

VII. LƯU TRỮ

TT	Tên hồ sơ	Thời gian lưu trữ	Bộ phận lưu trữ
1	Danh mục hồ sơ của Phòng/Đơn vị/Công chức năm 2023	[Có thời hạn]/ Vĩnh viễn	VP/VT
2	Mục lục văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ 2023	[Có thời hạn]/ Vĩnh viễn	VP/VT
3	Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu	[Có thời hạn]/ Vĩnh viễn	VP/VT
4	Biên bản thu nhận hồ sơ tài liệu trình ký/còn lại	[Có thời hạn]/ Vĩnh viễn	VP/VT

 

Phụ lục

 BIỂU MẪU CÁC QUY TRÌNH

H57-56-35-09/NB/BM01

UBND HUYỆN QUẢNG ĐIỀN UBND XÃ QUẢNG THÁI	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: ……/QĐ-[…]	Quảng Thái, ngày     tháng      năm 2023

 

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ban hành Danh mục hồ sơ năm 2023

 

Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư lưu trữ;

Căn cứ Quyết định số ..... ngày của UBND Tỉnh v/v;

Căn cứ Quyết định số... ngày..... của [cơ quan/đơn vị] (dùng cho cấp Sở);

Theo đề nghị của Văn phòng UBND xã

QUYẾT ĐỊNH:

            Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Danh mục hồ sơ năm 2023 của UBND xã Quảng Thái (phụ lục Danh mục đính kèm).

          Điều 2. Danh mục hồ sơ là căn cứ để toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc UBND xã Quảng Thái thực hiện công tác lập hồ sơ công việc và bảo vệ an toàn tài liệu, chỉnh lý tài liệu, lưu trữ tài liệu hồ sơ của cơ quan.

          Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.

          Điều 4. Chánh Văn phòng, Trưởng các phong và toàn thể cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc UBND xã chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: -; -; - Lưu: VP

THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

 

 

               

 

UBND HUYỆN QUẢNG ĐIỀN UBND XÃ QUẢNG THÁI

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

DANH MỤC HỒ SƠ

CỦA  UBND XÃ NĂM 2023.

  

(Kèm theo Quyết định về việc ban hành danh mục hồ sơ năm 2023 ) 
 

 

Số và ký hiệu hồ sơ	Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ	Thời gian bảo quản	Người lập hồ sơ	Ghi chú
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)
	I. TÊN ĐỀ MỤC LỚN
	1. Tên đề mục nhỏ
	Tiêu đề hồ sơ	##năm

Danh mục hồ sơ này có ### hồ sơ, bao gồm:

### hồ sơ bảo quản vĩnh viễn;

### hồ sơ bảo quản có thời hạn.

 

 

H57-56-35-09/NB/BM02

MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU

Số, ký hiệu hồ sơ: …………

Năm:………………………

 

 

STT	Số ký hiệu văn bản	Ngày,tháng, năm	Tên loại, trích yếu văn bản	Tờ số/trang số	Ghi chú