|
|
Quy trình quản lý văn bản đến   Ngày cập nhật 29/03/2023 | |
|
.jpg)
|
QUY TRÌNH
|
Mã hiệu: H57-56-35-03/NB
Ban hành lần: 01
Ngày: 01/2023
|
|
|
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
|
|
|
THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI
|
|
Ngày tháng
|
Trang/Phần liên quan việc sửa đổi
|
Mô tả nội dung
thay đổi
|
Lần ban hành/sửa đổi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
|
|
1.
|
|
4.
|
|
|
2.
|
|
5. Trang/Cổng thông tin điện tử của [đơn vị]
|
|
|
3.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
UBND HUYỆN QUẢNG ĐIỀN
UBND XÃ QUẢNG THÁI
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
|
QUY TRÌNH
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
I. MỤC ĐÍCH
Quy định trình tự quản lý văn bản đến từ tiếp nhận, đăng ký, trình, giải quyết, phát hành và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến của UBND xã đảm bảo kịp thời, chính xác.
II. PHẠM VI ÁP DỤNG
- Tất cả các loại văn bản đến của UBND xã (không bao gồm Văn bản mật);
- UBND xã Quảng Thái chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện quy trình này.
III. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13;
- Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 63/2020/QH14;
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư;
- Quyết định 18/2021/QĐ-UBND ngày 30 tháng 3 năm 2021 của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế về Quy định công tác văn thư tỉnh Thừa Thiên Huế;
- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.
IV. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
1. Định nghĩa
- Văn bản: là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định;
- Văn bản đến: là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến;
- Văn bản điện tử: là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định;
- Văn thư: là người thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, đơn vị;
2. Từ viết tắt
- NB: Nội bộ;
- VT: Văn thư;
- ĐV: đơn vị/phòng/ban và tương đương;
- VB: Văn bản;
- VBĐT: Văn bản điện tử;
- VBG: Văn bản giấy;
- HT: Hệ thống quản lý văn bản điều hành.
V. NỘI DUNG QUY TRÌNH
|
Bước công việc
|
Nội dung công việc
|
Trách nhiệm
|
Thời gian
|
Biểu mẫu/
Kết quả
|
Diễn giải
|
|
1
|
|
Văn thư
|
Tối đa 02 giờ
|
- VBG đến
- VBĐT đến
- H57-56-35-03/NB/BM01
|
- Tiếp nhận VBĐT đến trong HT.
+ Đăng ký VBĐT đến.
+ Chuyển VBĐT cho lãnh đạo xã Quảng Thái
- Tiếp nhận VB đến bằng VBG: VT thực hiện kiểm tra địa chỉ, phân loại sơ bộ, đóng dấu “Đến” và đối chiếu VBĐT đến trên HT
+ Trường hợp VBĐT đến đã được tiếp nhận và xử lý. VT ghi số đến và ngày đến trên VBG như số đến và ngày đến của VBĐT đến và chuyển cho hoặc cá nhân (chủ trì) đã nhận VBĐT đến.
+ Trường hợp không có VBĐT đến trên HT: VT số hóa VB đến (sao y VBG sang VBĐT theo quy định) và thực hiện đăng ký VBĐT đến như trên.
|
|
2
|
|
|
|
|
Trình, chuyển giao VB đến
|
|
|
- Văn thư;
- Lãnh đạo;
- Cá nhân liên quan.
|
- Tối đa 02 ngày;
- Hoặc ngay sau khi nhận (VB đến khẩn).
|
- VBĐT
- H57-56-35-03/NB/BM02
|
- Cho ý kiến chỉ đạo giải quyết VBĐT. Đối với VB đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.
- Chuyển VBĐT cho Bộ phận Văn phòng liên quan giải quyết.
- Đối với VB đến là VBG không số hóa được theo quy định: VT trình lãnh đạo xã Quảng Thái kèm phiếu giải quyết VB đến, sau khi có ý kiến chỉ đạo giải quyết của Lãnh đạo xã Quảng Thái, VT chuyển giao cho bộ phận liên quan thực hiện.
|
|
3
|
|
- Lãnh đạo;
- Cá nhân liên quan;
- VT.
|
- Theo thời gian quy định của VB đến;
- Hoặc theo quy chế làm việc;
- Hoặc ngay (VB đến khẩn)
|
|
- Lãnh đạo xã Quảng Thái,chỉ đạo giải quyết kịp thời VB đến và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết VB đến;
- VP UBND xã nghiên cứu, giải quyết VB đến;
- VT tổng hợp số liệu VB đến, tình trạng giải quyết VB đến báo cáo Lãnh đạo UBND xã.
|
|
4
|
|
Văn thư
|
Hàng ngày
|
H57-56-35-03/NB/BM01
H57-56-35-03/NB/BM03
|
Lưu sổ theo dõi VB đến và sổ theo dõi giải quyết VB đến.
|
 VI. BIỂU MẪU
|
TT
|
Mã hiệu
|
Tên Biểu mẫu
|
|
1.
|
H57-56-35-03/NB/BM01
|
Sổ đăng ký văn bản đến
|
|
2.
|
H57-56-35-03/NB/BM02
|
Phiếu giải quyết văn bản đến
|
|
3.
|
H57-56-35-03/NB/BM03
|
Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến
|
VII. LƯU TRỮ
|
TT
|
Tên hồ sơ
|
Thời gian
lưu trữ
|
Đơn vị
lưu trữ
|
|
1.
|
Sổ đăng ký văn bản đến
|
.... năm
|
VT
|
|
2.
|
Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến
|
.... năm
|
VT
|
|
3.
|
Phiếu giải quyết văn bản đến (nếu có)
|
.... năm
|
Bộ phận chuyên môn
|
Phụ lục
 CÁC BIỂU MẪU QUY TRÌNH
![Text Box: [TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP]
[TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ]
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm……….
Từ ngày .............đến ngày........................
Từ số .....................đến số ........................
Quyển số: ……..](file:///C:/Users/Admin/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/02/clip_image014.png) H57-56-35-03/NB/BM01
|
Ngày đến
|
Số đến
|
Tác giả
|
Số, ký hiệu văn bản
|
Ngày tháng văn bản
|
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
|
Đơn vị hoặc người nhận
|
Ngày chuyển
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
H57-56-35-03/NB/BM02
|
UBND HUYỆN QUẢNG ĐIỀN
 UBND XÃ QUẢNG THÁI
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
Số đến:
|
Cơ quan ban hành VB:
|
Số ký hiệu:
Ngày tháng ban hành VB: …../…../20…..
|
|
Ngày nhận VB: …../…../20…..
|
Ngày xử lý VB: …../…../20…..
|
|
Trích nội dung VB:
|
|
Lãnh đạo [cơ quan]
|
Lãnh đạo [đơn vị]
|
Chuyên viên
|
|
[Giao đơn vị, cá nhân chủ trì;
Giao các đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải quyết văn bản đến (nếu có);
Thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn vị, cá nhân (nếu có)]
|
[Giao cho cá nhân; thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có)]
|
[Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân]
|
|
Ngày: …../…. /20….
|
Ngày: …../…. /20…..
|
Ngày: …../…. /20……
|
H57-56-35-03/NB/BM03
 ![Text Box: [TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP]
[TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ]
SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
Năm……….
Từ ngày ........................đến ngày........................
Quyển số:……….](file:///C:/Users/Admin/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/02/clip_image019.png)
|
Số đến
|
Tên loại, số, ký hiệu, ngày, tháng và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
|
Đơn vị
hoặc người nhận
|
Thời hạn giải quyết
|
Tiến độ giải quyết
|
Số, ký hiệu văn bản trả lời
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tin cùng nhóm Các tin khác |
|
|