|
.jpg)
|
QUY TRÌNH
|
Mã hiệu: H57-56-35-04/NB
Ban hành lần: 01
Ngày: 01/2023
|
|
|
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
|
|
|
|
|
|
|
THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI
|
|
Ngày tháng
|
Trang/Phần liên quan việc sửa đổi
|
Mô tả nội dung
thay đổi
|
Lần ban hành/sửa đổi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
|
|
1.
|
|
4.
|
|
|
2.
|
|
5. Ban Chỉ đạo ISO
|
|
|
3.
|
|
6. Trangthông tin điện tử của xã
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
UBND HUYỆN QUẢNG ĐIỀN
UBND XÃ QUẢNG THÁI
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
|
|
QUY TRÌNH
QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
I. MỤC ĐÍCH
Quy định trình tự tiếp nhận, phân loại, xử lý, phát hành văn bản đi đảm bảo kịp thời, chính xác.
II. PHẠM VI ÁP DỤNG
- Tất cả các loại văn bản đi của UBND xã (không bao gồm các loại hồ sơ, chứng từ gửi đi liên quan đến công tác tài chính kế toán và Văn bản mật);
- UBND xã Quảng Thái chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện quy trình này.
III. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13;
- Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 63/2020/QH14;
- Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về Công tác văn thư;
- Quyết định 18/2021/QĐ-UBND ngày 30 tháng 3 năm 2021 của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế về Quy định công tác văn thư tỉnh Thừa Thiên Huế;
- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.
IV. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
1. Định nghĩa
- Văn bản: là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định;
- Văn bản đi: là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành;
- Văn bản điện tử: là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.
- Bản gốc văn bản: là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử;
- Bản chính văn bản giấy: là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trưc tiếp của người có thẩm quyền;
- Bản sao y: là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định
- Văn thư: là người thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, đơn vị.
2. Từ viết tắt
- VT: Văn thư;
- VP: Văn phòng và tương đương;
- ĐV: Phòng, ban và tương đương;
- VB: Văn bản;
- VBĐT: Văn bản điện tử;
- VBG: Văn bản giấy;
- HT: Hệ thống quản lý văn bản điều hành.
V. NỘI DUNG QUY TRÌNH
|
Bước công việc
|
Nội dung công việc
|
Trách nhiệm
|
Thời gian
|
Biểu mẫu/
Kết quả
|
Diễn giải
|
|
1
|
|
Văn thư
|
Tối đa 01 ngày
|
VB đi
H57-56-35-04/NB/BM01
H57-56-35-04/NB/BM02
|
VT tiếp nhận VB đi trên HT (VBĐT); cấp số, thời gian ban hành VB.
- VBĐT: cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của HT;
- VBG: cấp số, thời gian ban hành được thực hiện ngay sau khi có chữ ký  của người có thẩm quyền.
|
|
2
|
|
Văn thư
|
Tối đa 01 ngày
|
VB đi
H57-56-35-04/NB/BM01
H57-56-35-04/NB/BM02
|
- Đăng ký VB bằng HT: VB phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu sổ VB đi, đóng sổ để quản lý;
- Đăng ký VB bằng sổ.
|
|
3
|
|
Văn thư
|
Tối đa 01 ngày
|
VB đi
|
- VBG: nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở thành phần nơi nhận của VB; Đóng dấu, ký VB theo quy định;
- VBĐT: Ký số trên HT
|
|
4
|
|
Văn thư
|
Tối đa 01 ngày
|
VB đi
H57-56-35-04/NB/BM01
|
- VB phát hành hoàn toàn bằng VBĐT: VT phát hành trên HT;
- VB phát hành theo hình thực VBĐT kèm VBG: VT phát hành VBĐT đồng thời làm thủ tục phát hành, chuyển phát VBG.
- VB đi nếu có sai sót (nội dung/hình thức), phải được đính chính bằng công văn của cơ quan thay thế VB đi tương đương;
- Thu hồi VB đi:
+ Thông báo bằng VBG nếu VB đi là VBG;
+ Thông báo thu hồi trên hệ thống đối với VBĐT
|
|
5
|
|
- Văn thư;
- Phòng chuyên môn.
|
Hàng ngày
|
VB đi
H57-56-35-04/NB/BM01
|
- VBG:
+ Bản gốc VB có đóng dấu lưu tại VT;
+ Bản chính lưu tại Hồ sơ công việc của phòng chuyên môn.
- VBĐT: Bản gốc VBĐT được lưu trên HT.
|
VI. BIỂU MẪU
|
TT
|
Mã hiệu
|
Tên Biểu mẫu
|
|
1
|
H57-56-35-04/NB/BM01
|
Sổ đăng ký văn bản đi
|
|
2
|
H57-56-35-04/NB/BM02
|
Phiếu trình giải quyết văn bản đi
|
|
3
|
H57-56-35-04/NB/BM03
|
Sổ gửi văn bản đi bưu điện
|
VII. LƯU TRỮ
|
TT
|
Tên hồ sơ
|
Thời gian
lưu trữ
|
Đơn vị
lưu trữ
|
-
|
Sổ đăng ký văn bản đi
|
.... năm
|
Văn thư
|
-
|
Sổ gửi văn bản đi bưu điện
|
.... năm
|
Văn thư
|
-
|
Bản gốc văn bản
|
.... năm
|
Văn thư
|
-
|
Bản chính văn bản
|
.... năm
|
Bộ phận chuyên môn
|
Phụ lục
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
H57-56-35-04/NB/BM01
![Text Box: [TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP]
[TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ]
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm: …………
Từ ngày .............đến ngày........................
Từ số .....................đến số ........................
Quyển số: ……..](file:///C:/Users/Admin/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/02/clip_image015.png)
|
Số, ký hiệu văn bản
|
Ngày tháng văn bản
|
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
|
Người ký
|
Nơi nhận văn bản
|
Đơn vị, người nhận bản lưu
|
Số lượng bản
|
Ngày chuyển
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
H57-56-35-04/NB/BM02
|
 UBND HUYỆN QUẢNG ĐIỀN
UBND XÃ QUẢNG THÁI
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
PHIẾU TRÌNH GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI
v/v [trích yếu]
|
CHUYÊN VIÊN
|
CHUYÊN VIÊN PHỐI HỢP
|
|
Thực hiện ý kiến chỉ đạo của …, chuyên viên đã dự thảo …. về việc …
Kính trình lãnh đạo xem xét, phê duyệt./.
Chuyên viên
(ký, họ tên)
|
|
|
Ngày: …../…. /20….
|
Ngày: …../…. /20…..
|
|
Lãnh đạo [cơ quan]
|
Lãnh đạo [đơn vị]
|
|
|
|
|
Ngày: …../…. /20….
|
Ngày: …../…. /20…..
|
H57-56-35-04/NB/BM03
![Text Box: [TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP]
[TÊN CƠ QUAN/ĐƠN VỊ]
SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN
Năm: …………
Từ ngày .............đến ngày........................
Từ số .....................đến số ........................
Quyển số: ……..](file:///C:/Users/Admin/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/02/clip_image020.png)
|
Ngày chuyển
|
Số, ký hiệu văn bản
|
Nơi nhận văn bản
|
Số lượng bì
|
Ký nhận và dấu bưu điện
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|