I. THÀNH PHẦN THAM DỰ
1. Ông Phạm Công Phước – Chủ tịch UBND xã - Chủ trì cuộc họp;
2. Bà Trần Thị Lữ - Văn phòng thống kê - Thư ký cuộc họp;
3. Các ông (bà) là thành viên Ban Chỉ đạo ISO, đại diện lãnh đạo về chất lượng, đại diện các bộ phận có liên quan gồm:
- Ông:Phạm Công Phước - Phó Chủ tịch UBND xã - Đại diện lãnh đạo về chất lượng;
- Ông: Hoàng Chương – Công chức Tư pháp hộ tịch
- Ông: Trần Nam Thanh – Công chức Văn phòng- thống kê
- Bà: Văn Thị Phương – Công chức Tư pháp-Hộ tịch
- Bà: Nguyễn Thị Cúc – Công chức Văn hóa xã hội
- Ông: Hoàng Minh Ngọc– Công chức Văn hóa xã hội
- Ông: Lê Hùng – Công chức Địa chính nông nghiệp xây dựng
- Ông: Văn Đức Quyền – Công chức Địa chính nông nghiệp xây dựng và môi trường
- Bà: Hoàng Thị Biên Thùy – Công chức Địa chính nông nghiệp xây dựng và môi trường
-Ông: Lê Quốc Bình – Trưởng Công an xã
-Ông: Hồ Viết Quang – Phụ trách quân sự xã
II. NỘI DUNG CUỘC HỌP
- Tình hình duy trì, áp dụng hệ thống QLCL;
- Tình hình thực hiện mục tiêu chất lượng năm 2021;
- Kết quả đánh giá nội bộ năm 2021 và tình hình thực hiện các hành động khắc phục và phòng ngừa;
- Các thông tin phản hồi của tổ chức, cá nhân;
- Những cải tiến, thay đổi liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng;
- Các nguồn lực cần thiết để phục vụ cho hoạt động của hệ thống QLCL.
III. DIỄN BIẾN CUỘC HỌP
1. Đồng chí Phạm Công Phước – Chủ tịch UBND xã chủ trì cuộc họp tuyên bố lý do, giới thiệu thành phần và thông qua nội dung cuộc họp.
2. Đồng chí Trần Thị Lữ - Công chức Văn phòng thống kê xã báo cáo kết quả đánh giá chất lượng nội bộ và tình hình thực hiện Hệ thống QLCL năm 2021.
3.Các bộ phận chuyên môn thuộc UBND xã báo cáo tình hình thực hiện HTQLCL tại bộ phận mình; các khó khăn, khuyến nghị cải tiến; tình hình thực hiện mục tiêu chất lượng của bộ phận; tình hình thực hiện các yêu cầu khắc phục hoặc cải tiến tại bộ phận; sự phản hồi của các tổ chức, cá nhân và các bên liên quan đến hoạt động của bộ phận.
IV. KẾT LUẬN
1. Tình hình duy trì áp dụng hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn 9001:2015
Các bộ phận chuyên môn thuộc UBND xã đã thực hiện nghiêm túc việc duy trì áp dụng các quy trình công việc theo hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015; Đã xây dựng và ban hành mục tiêu chất lượng năm 2021 của xã; Ban hành kế hoạch đánh giá chất lượng nội bộ năm 2021; tham mưu lãnh đạo ban hành Quyết định kiện toàn lại BCĐ Hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001:2015 của xã.
2. Kết quả đánh giá nội bộ
Ngày 08/10/2021, Ban chỉ đạo xã đã chỉ đạo việc đánh giá chất lượng nội bộ năm 2021 tại các bộ phận chuyên môn thuộc UBND xã theo Kế hoạch đã đề ra. Kết quả cho thấy, hệ thống QLCL theo Mô hình khung đã được các bộ phận áp dụng có hiệu quả, đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015. Tuy nhiên, trong quá trình đánh giá, Đoàn đánh giá đã chỉ ra một số điểm lưu ý, yêu cầu các bộ phận triển khai khắc phục và đề nghị cấp trên như sau:
1. Bộ phận Địa chính nông nghiệp xây dựng và môi trường: Kính đề nghị cấp trên đưa vảo Thủ tục hành chính Lĩnh vực đo đạc đất đai.
2. Bộ phận Văn hóa – xã hội: Lĩnh vực Bảo trợ xã hội, cấp huyện cấu quá thời gian quy định, dẫn đến trễ hẹn hồ sơ của cấp xã.
3. Bộ phận Tư pháp hộ tịch: Lĩnh vực đăng ký khai sinh đề nghị thêm thời gian giải quyết từ 1 ngày lên 03 ngày. Vì hiện nay đợi lấy mã định danh cá nhân chậm nên dẫn đến trễ hẹn hồ sơ. Đề nghị bỏ 4 thủ tục Có yếu tố nước ngoài tại xã. Vì các thủ tục này xã không áp dụng.
4. Bộ phận văn phòng-lĩnh vực ISO:
V. ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ
1. Đối với Ban Chỉ đạo ISO của xã
- Tiếp tục giám sát thực hiện các quy trình quản lý hệ thống: kiểm soát hồ sơ, tài liệu, kiểm soát sự không phù hợp, hành động khắc phục, hành động phòng ngừa, lưu trữ hồ sơ khi thực hiện các quy trình tác nghiệp của các bộ phận.
2. Đối với các bộ phận chuyên môn thuộc UBND xã
- Tiếp tục duy trì áp dụng Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015
- Tiếp tục thực hiện đầy đủ quy định của quy trình kiểm soát tài liệu và kiểm soát hồ sơ.
- Triển khai khắc phục những tồn tại, hạn chế.
- Thường xuyên cập nhật các căn cứ pháp lý mới ban hành để giải quyết các thủ tục hành chính, tiến hành rà soát và thực hiện chỉnh sửa, bổ sung những thay đổi vào HTQLCL đúng quy định.
- Thường xuyên rà soát, đề nghị BCĐ sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ, hủy bỏ, ban hành mới các quy trình cho phù hợp.
- Thực hiện nghiêm túc việc duy trì áp dụng, cải tiến HTQLCL đúng theo yêu cầu của tiêu chuẩn và quy định của HTQLCL đang áp dụng, nhất là các quy trình giải quyết các thủ tục hành chính tại các bộ phận chuyên môn .
Cuộc họp kết thúc lúc 17 giờ 00 phút cùng ngày./.