|
.jpg)
|
QUY TRÌNH
|
Mã hiệu: H57.35.36.10/NB
Ban hành lần: 01
Ngày: 10/01/2023
|
|
|
TỔ CHỨC CUỘC HỌP
GIAO BAN
|
|
|
|
|
|
|
THEO DÕI TÌNH TRẠNG SỬA ĐỔI
|
|
Ngày tháng
|
Trang/Phần liên quan việc sửa đổi
|
Mô tả nội dung
thay đổi
|
Lần ban hành/sửa đổi
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
PHÂN PHỐI TÀI LIỆU
|
|
1. Chủ tịch
|
|
4. Đại diện Lãnh đạo chất lượng (QMR)
|
|
|
2. Phó chủ tịch (phụ trách lĩnh vực TG (nếu có)
|
|
5. Thư ký ISO
|
|
|
3. Công chức VP-TK
|
|
6. Trang/Cổng thông tin điện tử cơ quan, đơn vị
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ QUẢNG THÁI
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
QUY TRÌNH
TỔ CHỨC CUỘC HỌP GIAO BAN
I. MỤC ĐÍCH
Quy định trình tự tổ chức Cuộc họp giao ban tập trung dân chủ; công khai, minh bạch và bảo đảm bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
II. PHẠM VI ÁP DỤNG
- Các cuộc họp giao ban đơn vị;
- Văn phòng/bộ phận chuyên môn thuộc UBND xã Quảng Thái chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện quy trình này.
III. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Quyết định số 45/2018/QĐ-TTg ngày 08 tháng 8 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;
- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.
IV. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
1. Định nghĩa
- Họp, hội nghị (gọi chung là họp) là một hình thức của hoạt động quản lý nhà nước, một cách thức giải quyết công việc, thông qua đó thủ trưởng cơ quan hành chính nhà nước trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành giải quyết các công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan mình theo quy định của pháp luật.
- Họp giao ban là cuộc họp của lãnh đạo cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước để nắm tình hình triển khai thực hiện nhiệm vụ công tác; trao đổi ý kiến và thực hiện chỉ đạo giải quyết các công việc thường xuyên.
2. Từ viết tắt
VP: Văn phòng hoặc phòng tương đương;
PCM: Phòng chuyên môn;
CSVC: Cơ sở vật chất;
BC: Báo cáo;
CVP: Chánh văn phòng.
V. NỘI DUNG QUY TRÌNH
|
Bước công việc
|
Nội dung công việc
|
Trách nhiệm
|
Thời gian
|
Biểu mẫu/
Kết quả
|
Diễn giải
|
|
 1
|
|
-Lãnh đạo;
-VP
|
Thường xuyên
|
Lịch họp giao ban trên Trang thông tin điện tử.
|
- Căn cứ vào nội dung, quy mô, thành phần tham dự, điều kiện phương tiện kỹ thuật, công nghệ, người chủ trì cuộc họp quyết định hình thức tổ chức họp trực tiếp hoặc trực tuyến bảo đảm hiệu quả, thuận lợi và bảo đảm bí mật nhà nước và thông báo cho VP.
- Đăng ký vào lịch công tác trên Trang thông tin điện tử của [cơ quan, đơn vị];
- Theo kế hoạch quy định của cơ quan, đơn vị:
+ Họp đột xuất, thông báo trước 02 ngày;
+ Họp giao ban định kỳ [2 tuần/ tháng/ quý] [tuỳ mỗi cơ quan, đơn vị quy định theo nhu cầu và mục đích].
|
|
2
|
|
|
|
|
Chuẩn bị
tổ chức cuộc họp
|
|
|
- VP;
- Các đơn vị, PCM liên quan.
|
Tối đa 03 ngày
|
H57.35.36.10/NB/BM01
H57.35.36.10/NB/BM02
|
- Thông báo nội dung cần chuẩn bị cho cuộc họp;
- Các đơn vị chuẩn bị nội dung liên quan cuộc họp gửi VP tổng hợp;
- VP gửi báo cáo tổng hợp cho Lãnh đạo xem xét, nắm bắt trước được nội dung cuộc họp;
- Chuẩn bị CSVC để họp trực tiếp hoặc trực tuyến (phòng họp, tài liệu, máy chiếu, âm thanh, ánh sang, thiết bị họp trực tuyến… )
|
|
3
|
|
- Lãnh đạo;
- VP;
- Các đơn vị/PCM
|
Tối đa 0,5 ngày
|
- Báo cáo tổng hợp;
- H57.35.36.10/NB/BM03
|
- CVP kiểm tra thành phần tham dự cuộc họp, điều hành cuộc họp nếu được uỷ quyền và báo cáo BC tổng hợp;
- Thảo luận, trao đổi, ý kiến của các thành viên tham dự họp [đánh giá những kết quả đạt được, nhưng ưu điểm, nhược điểm, khó khăn, vấn đề còn tồn tại, nguyên nhân và giải pháp khắc phục; kế hoạch định hướng và chương trình công tác tháng, quý tiếp theo…];
- Lãnh đạo trao đổi, tổng kết, kết luận những nội dung trong cuộc họp và nêu ý kiến chỉ đạo, kết thúc cuộc họp;
- Thư ký cuộc họp/CVP tổng hợp ý kiến, viết biên bản cuộc họp và dự thảo Thông báo kết luận của cuộc họp giao ban.
|
|
4
|
Thông báo, theo dõi, đôn đốc thực hiện
|
|
|
- VP;
- Các đơn vị/PCM
|
Ngay sau khi có Thông báo kết luận giao ban
|
H57.35.36.10/NB/BM04
|
- VP thông báo Kết luận của cuộc giao ban trên Trang thông tin điện tử của [cơ quan, đơn vị];
- Các đơn vị/PCM liên quan có trách nhiệm thực hiện các nội dung chỉ đạo được nêu trong Thông báo;
- Lãnh đạo đơn vị, PCM  đốc đốc thực hiện.
|
|
5
|
|
- VP;
- VT
|
Thường xuyên
|
H57.35.36.10/NB/BM03
H57.35.36.10/NB/BM04
|
Lưu trữ theo quy trình quản lý văn bản đi.
|
VI. BIỂU MẪU
|
TT
|
Mã hiệu
|
Tên Biểu mẫu
|
-
|
H57.35.36.10/NB/BM01
|
Báo cáo kết quả thực hiện chương trình công tác
|
-
|
H57.35.36.10/NB/BM02
|
Đăng ký chương trình công tác
|
-
|
H57.35.36.10/NB/BM03
|
Biên bản họp giao ban
|
-
|
H57.35.36.10/NB/BM04
|
Thông báo kết luận của cuộc họp giao ban
|
VII. LƯU TRỮ
|
TT
|
Tên hồ sơ
|
Thời gian
lưu trữ
|
Đơn vị
lưu trữ
|
-
|
Báo cáo đánh giá kết quả chương trình công tác
|
Lâu năm
|
VP
|
-
|
Chương trình công tác
|
Lâu năm
|
VP
|
-
|
Báo cáo tổng hợp
|
Lâu năm
|
VP
|
-
|
Biên bản họp giao ban
|
Lâu năm
|
VP
|
-
|
Thông báo kết luận của cuộc họp giao ban
|
Lâu năm
|
VP
|
Phụ lục
CÁC BIỂU MẪU QUY TRÌNH
H57-###-10/NB/BM01
|
[TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP]
[TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ]
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
 Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
BÁO CÁO
KẾT QUẢ THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC
THÁNG/QUÝ……………………………….
Căn cứ Chương trình công tác của [cơ quan/đơn vị/phòng], [đơn vị, phòng] kính báo cáo kết quả thực hiện chương trình công tác [tháng/Quý…..] như sau:
|
TT
|
Nội dung
|
Chỉ đạo/
Thực hiện
|
Sản phẩm
|
Kết quả
|
|
A
|
CÁC NỘI DUNG (đề án, chương trình, kế hoạch, báo cáo…) TRÌNH TỈNH ỦY, HĐND, UBND TỈNH; BỘ, NGÀNH TRUNG ƯƠNG
|
|
|
VD: Tham mưu ban hành Kế hoạch triển khai xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015
|
|
[Ghi rõ sản phẩm là gì?]
VD: Kế hoạch 52/KH-UBND ngày 10/2/2022
|
[Hoàn thành/chưa hoàn thành]
|
|
|
|
|
|
|
|
B
|
CÁC NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
C
|
CÁC NHIỆM VỤ KHÁC
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
D
|
CÁC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO, CUỘC HỌP QUAN TRỌNG
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nhận xét, đánh giá: [nêu rõ, đo lường được những nhiệm vụ đã hoàn thành, những nhiệm vụ chưa hoàn thành, nguyên nhân và giải pháp khắc phục].
Trên đây là báo cáo báo cáo đánh giá kết quả chương trình công tác [tháng] của [đơn vị, phòng] kính gửi [cơ quan, đơn vị] tổng hợp./.
|
Nơi nhận:
- Cơ quan/đơn vị;
- Lưu: VT, [ĐV tham mưu].
|
LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ/PHÒNG
(Ký tên, đóng dấu)
|
H57-###-10/NB/BM02
|
[TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP]
 [TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ]
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
|
Số: ……/CTCT-[cơ quan, đơn vị]
|
Thừa Thiên Huế, ngày …. tháng …. năm ….
|
ĐĂNG KÝ CHƯƠNG TRÌNH CÔNG TÁC
THÁNG ……………………
|
TT
|
Nội dung
|
Chỉ đạo/
Thực hiện
|
Sản phẩm
|
Thời gian hoàn thành
|
|
A
|
CÁC NỘI DUNG (đề án, chương trình, kế hoạch, báo cáo…) TRÌNH TỈNH ỦY, HĐND, UBND TỈNH; BỘ, NGÀNH TRUNG ƯƠNG
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
B
|
CÁC NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
C
|
CÁC NHIỆM VỤ KHÁC
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
D
|
CÁC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO, CUỘC HỌP QUAN TRỌNG
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Trên đây là Chương trình công tác [tháng] của [đơn vị/phòng] kính gửi [cơ quan, đơn vị] tổng hợp./.
|
Nơi nhận:
- Cơ quan/đơn vị;
- Lưu: VT, [ĐV tham mưu].
|
LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ/PHÒNG
(Ký tên, đóng dấu)
|
Ghi chú:
1. Các nhiệm vụ chuyển tiếp của tháng trước không hoàn thành, chuyển sáng tháng tiếp theo cần ghị cụ thể Chuyến tiếp từ tháng nào.
2. Thời gian hoàn thành ghi rõ ngày nào.
H57-###-10/NB/BM03
|
[TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP]
[TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ]
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
|
Số: ……/BB-[cơ quan, đơn vị]
|
Thừa Thiên Huế, ngày …. tháng …. năm ….
|
BIÊN BẢN HỌP GIAO BAN
Thời gian bắt đầu:.........................................................................................
Địa điểm:......................................................................................................
Thành phần tham dự:....................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
Có mặt……………….Vắng mặt……………………………………………..
Chủ trì (chủ toạ) cuộc họp:...........................................................................
Thư ký:........................................................................................................
Nội dung (theo diễn biến cuộc họp: ..............................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
Cuộc họp kết thúc vào . ... giờ ...., ngày .... tháng .... năm .... …. /.
|
THƯ KÝ
(Ký, họ và tên)
|
CHỦ TỌA
(Ký, họ và tên)
|
H57-###-10/NB/BM04
|
[TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP]
[TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ]
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
|
Số: ……/TB-[cơ quan, đơn vị]
|
Thừa Thiên Huế, ngày …. tháng …. năm ….
|
THÔNG BÁO KẾT LUẬN GIAO BAN
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
....................................................................................................................
|
Nơi nhận:
- …………. ;
- …………. ;
……
- Lưu: VT, VP/HCTH.
|
THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN
(Ký tên, đóng dấu)
|