|
ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ QUẢNG THÁI
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
QUY TRÌNH
TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO
I. MỤC ĐÍCH
Quy trình này quy định trình tự và cách thức tiến hành công tác tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo của UBND xã Quảng Thái
II. PHẠM VI ÁP DỤNG
-
Các cuộc hội nghị, hội thảo của UBND xã Quảng Thái
-
CBCCVCNLĐ của UBND xã Quảng Thái
-
III. TÀI LIỆU VIỆN DẪN
- Quyết định số 06/2020/QĐ-TTg ngày 21 tháng 02 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam;
- Quyết định số 28/2018/QĐ-UBND ngày 08 tháng 05 năm 2018 của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế về Quy định chế độ công tác phí, chế độ chi hội nghị đối với các cơ quan, đơn vị thuộc phạm vi quản lý trên địa bản tỉnh Thừa Thiên Huế;
- Quyết định số 47/2019/QĐ-UBND ngày 23 tháng 08 năm 2019 của UNBD tỉnh Thừa Thiên Huế về Quy định chế độ đón tiếp khách nước ngoài, chế độ chi tổ chức các HN, HT quốc tế và chế độ chi tiếp khách trong nước trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế;
- Quy chế chi tiêu nội bộ;
- Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.
IV. ĐỊNH NGHĨA/VIẾT TẮT
-
Định nghĩa
Hội nghị: là một hình thức cuộc họp được các cơ quan hành chính nhà nước nói chung, Ủy ban nhân dân cấp huyện nói riêng tiến hành trên cơ sở triệu tập một số đối tượng thành viên nhất định của tổ chức để bàn bạc, thảo thuận, quyết nghị một hoặc một số vấn đề cụ thể, quan trọng nhằm thực hiện các nội dung cơ bản, có ý nghĩa lớn đối với hoạt động của cơ quan.
Hội thảo: là một hình thức cuộc họp với đối tượng tham dự là các nhà chuyên môn, các chuyên gia trong và ngoài Ủy bản nhân dân thuộc một lĩnh vực hoạt động cụ thể. Hội thảo được tổ chức để các nhà chuyên môn tham luận, thảo luận với mục tiêu làm sáng tỏ thực trạng và tìm kiếm các giải pháp để giải quyết một hoạt một số vấn đề đặt ra trong thực tiễn hoạt động của Ủy ban nhân dân. Hội thảo là hình thức cuộc họp để thu thập thông tin, huy động trí tuệ của cộng đồng chuyên môn
2. Từ viết tắt
- BTC: BTC;
- VP: Văn phòng hoặc tương đương;
- HN, HT: Hội nghị, hội thảo;
- CCVCNLĐ: Cán bộ công chức, viên chức và người lao động;
- KH: Kế hoạch.
V. NỘI DUNG QUY TRÌNH
|
Bước công việc
|
Nội dung công việc
|
Trách nhiệm
|
Thời gian
|
Biểu mẫu/
Kết quả
|
Diễn giải
|
|
1
|
 
|
- VP
- CCVCNLĐ
|
Theo KH/ Đột xuất
|
H57.35.36-11/NB/BM01
|
CCVCNLĐ/ Đơn vị căn cứ theo kế hoạch nhiệm vụ của năm hoặc khi có nhu cầu tổ chức các cuộc HN, HT hoặc ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo [cơ quan/đơn vị]. Đơn vị được giao chủ trì lập kế hoạch tổ chức HN, HT trình lãnh đạo phê duyệt.
|
|
2
|
 
|
- Ban tổ chức
- VP
- Người được phân công
|
24h
|
H57.35.36-11/NB /BM02
H57.35.36-11/NB /BM03
|
Sau khi phê duyệt kế hoạch tổ chức HN, HT, đơn vị tổ chức soạn thảo trình Lãnh đạo các văn bản sau:
-
Thông báo tổ chức HN, HT;
+ BTC HN, HT: chịu trách nhiệm lập kế hoạch, xây dựng chương trình, điều phối hoạt động các tiểu ban, chỉ đạo hoạt động tổ chức HN, HT.
+ Ban thư ký HN, HT: chịu trách nhiệm gửi thông báo, nhận bài viết (là những báo cáo tham gia thảo luận tại HN, HT; các báo cáo được trình bày theo mẫu quy định của BTC, tổng hợp và gửi bài tới các tiểu ban và thực hiện các công việc BTC yêu cầu.
+ Tiểu ban kỹ thuật: chịu trách nhiệm nội dung của các bài viết và phụ trách chương trình hội nghị.
+ Tiểu ban tài chính: chuẩn bị nguồn kinh phí phục vụ tổ chức HN, HT.
+ Tiểu ban lễ tân: đón tiếp đại biểu, bố trí chỗ ăn nghỉ, phương tiện đưa đón đại biểu (nếu được yêu cầu);
+ Tiểu ban bảo vệ.
|
|
3
|
 
|
- Ban tổ chức
- VP
- Người được phân công
|
72h
|
H57.35.36-11/NB /BM04
H57.35.36-11/NB /BM05
H57.35.36-11/NB /BM06
H57.35.36-11/NB /BM07
H57.35.36-11/NB /BM08
|
- Nhận báo cáo, tham luận của các cá nhân và đơn vị;
- Chuẩn bị dự trù kinh phí. Sau khi dự trù kinh phí được Ban lãnh đạo phê duyệt, lập đề nghị tạm ứng để tạm ứng tiền phục vụ HN, HT.
- Lập danh sách đại biểu, khách mời, chuẩn bị thẻ đại biểu và tài liệu HN, HT;;
- Xây dựng chương trình, kịch bản tổ chức; Gửi giấy mời (kèm dự thảo chương trình);
- Chuẩn bị tài liệu, hội trường, bố trí chỗ ngồi, âm thanh ánh sáng, trang trí khánh tiết, văn nghệ (nếu có);
- Liên hệ với các cơ quan báo chí để quảng bá thông tin HN, HT(nếu yêu cầu);
- Lễ tân xác nhận thông tin thành phần khách mời, chuyển thông tin khách mời vào Kịch bản HN,HT (Nếu có);
 - Tổng duyệt chương trình (Nếu có);
- Trường hợp HN, HT có tính chất quốc tế cần phải chuẩn bị phiên dịch.
|
|
4
|
 
|
- Ban tổ chức
- VP
- Các đơn vị liên quan
|
Theo kế hoạch
|
|
- Đón tiếp đại biểu;
- Tổ chức HN, HT theo kịch bản;
- Xử lý các sự cố phát sinh (nếu có).
|
|
5
|
|
- Ban tổ chức
- VP
- Người được phân công
|
24h
|
|
- Tổng kết, báo cáo kết quả tổ chức HN, HT.
- Hoàn tất các giấy tờ, thủ tục thanh toán các mục chi cho HN, HT.
|
VI. BIỂU MẪU
|
TT
|
Mã hiệu
|
Tên biểu mẫu
|
|
1
|
H57.35.36-11/NB /BM01
|
Kế hoạch tổ chức HN, HT
|
|
2
|
H57.35.36-11/NB /BM02
|
Thông báo tổ chức HN, HT
|
|
3
|
H57.35.36-11/NB/BM03
|
Quyết định thành lập BTC và các tiểu ban HN, HT (Nếu có)
|
|
4
|
H57.35.36-11/NB /BM04
|
Dự trù kinh phí tổ chức HN, HT
|
|
5
|
H57.35.36-11/NB /BM05
|
Danh sách đại biểu tham dự
|
|
6
|
H57.35.36-11/NB /BM06
|
Sơ đồ chỗ ngồi
|
|
7
|
H57.35.36-11/NB /BM07
|
Chương trình và kịch bản tổ chức HN, HT
|
|
8
|
H57.35.36-11/NB /BM08
|
Danh sách đại biểu tham dự HN, HT
|
VII. LƯU TRỮ
|
TT
|
Tên hồ sơ
|
Thời gian
lưu trữ
|
Bộ phận
lưu trữ
|
|
1
|
Kế hoạch tổ chức HN, HT
|
Lâu năm/Vĩnh viễn
|
VP, Đơn vị chủ trì
|
|
2
|
Thông báo tổ chức HN, HT
|
Lâu năm/Vĩnh viễn
|
VP, Đơn vị chủ trì
|
|
3
|
Quyết định thành lập BTC và các tiểu ban HN, HT (Nếu có)
|
Lâu năm/Vĩnh viễn
|
VP, Đơn vị chủ trì
|
|
4
|
Dự trù kinh phí tổ chức HN, HT
|
Lâu năm/Vĩnh viễn
|
VP, Đơn vị chủ trì
|
|
5
|
Danh sách đại biểu tham dự
|
Lâu năm/Vĩnh viễn
|
VP, Đơn vị chủ trì
|
|
6
|
Sơ đồ chỗ ngồi
|
Lâu năm/Vĩnh viễn
|
VP, Đơn vị chủ trì
|
|
7
|
Chương trình và kịch bản tổ chức HN, HT
|
Lâu năm/Vĩnh viễn
|
VP, Đơn vị chủ trì
|
|
8
|
Phiếu xác nhận khách mời, đại biểu tham dự
|
Lâu năm/Vĩnh viễn
|
VP, Đơn vị chủ trì
|
Phụ lục
CÁC BIỂU MẪU QUY TRÌNH
H57###-11/NB/BM01
|
[TÊN CƠ QUAN CHỦ TRỰC TIẾP]
[TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ]
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
|
Số: /KH-……..
|
[Địa điểm], ngày tháng năm
|
KẾ HOẠCH
Tổ chức Hội nghị/ Hội thảo [“Tên hội nghị/hội thảo”]
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Mục đích
2. Yêu cầu
II. HÌNH THỨC TỔ CHỨC VÀ THÀNH PHẦN THAM DỰ
1. Tên gọi, thời gian, địa điểm
- Tên gọi: ……………………………………………………………………
- Thời gian dự kiến: …………………………………………………………
- Địa điểm: …………………………………………………………………..
2. Cơ quan chỉ đạo, tổ chức thực hiện
- Cơ quan chỉ đạo: …………………………………………………………..
- Cơ quan thực hiện: ………………………………………………………...
- Cơ quan phối hợp thực hiện: ………………………………………………
3. Hình thức tổ chức
4. Thành phần tham dự
III. NỘI DUNG, CHƯƠNG TRÌNH
IV. KINH PHÍ
V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- …………..
- Lưu:……….
|
LÃNH ĐẠO CƠ QUAN/TỔ CHỨC
(Chữ ký, đóng dấu)
Họ và tên
|
H57###-11/NB/BM02
|
[TÊN CƠ QUAN CHỦ TRỰC TIẾP]
[TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ]
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
|
Số: /TB-……..
|
[Địa điểm], ngày tháng năm
|
THÔNG BÁO
Về việc tổ chức Hội nghị/Hội thảo [“Tên hội nghị/hội thảo”]
Kính gửi: ………………………………………………………. (1)
(2)………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
(3)………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
…………………………………………………………………………………………...
LÃNH ĐẠO CƠ QUAN
(Ký tên, đóng dấu)
* Ghi chú:
(1) Các đơn vị có liên quan;
(2) Mục đích, lý do tổ chức hội nghị, hội thảo;
(3) Triển khai thời gian thực hiện, thời gian nhận báo cáo, địa điểm liên hệ.
H57###-11/NB/BM03
|
[TÊN CƠ QUAN CHỦ TRỰC TIẾP]
[TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ]
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
|
Số: /QĐ-……..
|
[Địa điểm], ngày tháng năm
|
QUYẾT ĐỊNH
(V/v lập Ban tổ chức và các tiểu ban hội nghị, hội thảo)
Căn cứ Quyết định ………….. ;
Thực hiện Kế hoạch số……../KH-……ngày …. tháng …. năm …. của………. về tổ chức Hội nghị/ hội thảo;
Theo đề nghị của …………
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Thành lập Ban chỉ đạo tổ chức Hội nghị/ hội thảo …………… gồm các ông (bà) có tên trong danh sách kèm theo.
Điều 2. Ban chỉ đạo có trách nhiệm tổ chức thành công Hội nghị/ hội thảo……………………………………………………………….theo các qui định hiện hành về tổ chức hội nghị, hội thảo.
Điều 3. Các Ông ………………….. và các thành viên có tên trong danh sách chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.
LÃNH ĐẠO CƠ QUAN
Nơi nhận:
- ……….;
- Như điều 3;
- Lưu: VT.
DANH SÁCH THÀNH VIÊN BAN TỔ CHỨC
Hội nghị/ hội thảo “………………………………”
(Kèm theo Quyết định số … ngày …/…/… của …………)
Ban tổ chức
|
STT
|
Họ và tên
|
Đơn vị
|
Chức danh
|
|
1
|
………………………….
|
……………………….
|
…………………..
|
|
2
|
………………………….
|
……………………….
|
…………………..
|
|
3
|
………………………….
|
……………………….
|
…………………..
|
|
4
|
………………………….
|
……………………….
|
…………………..
|
|
5
|
………………………….
|
……………………….
|
…………………..
|
|
6
|
………………………….
|
……………………….
|
…………………..
|
|
7
|
………………………….
|
……………………….
|
…………………..
|
|
8
|
………………………….
|
……………………….
|
…………………..
|
|
9
|
………………………….
|
……………………….
|
…………………..
|
Tiểu ban ……………………………..
|
STT
|
Họ và tên
|
Đơn vị
|
Chức danh
|
|
1
|
………………………….
|
……………………….
|
…………………
|
|
2
|
………………………….
|
……………………….
|
…………………
|
|
3
|
………………………….
|
……………………….
|
…………………
|
|
4
|
………………………….
|
……………………….
|
…………………
|
|
5
|
………………………….
|
……………………….
|
…………………
|
|
6
|
………………………….
|
……………………….
|
…………………
|
|
7
|
………………………….
|
……………………….
|
…………………
|
H57###-11/NB/BM04
|
[TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN TRỰC TIẾP]
[TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ]
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
|
|
[Địa điểm], ngày tháng năm
|
DỰ TRÙ KINH PHÍ
Phục vụ tổ chức Hội nghị/ hội thảo [“Tên hội nghị/hội thảo”]
Căn cứ …… số ……. ký ngày ….. tháng … năm ..… của ………về việc tổ chức Hội nghị/hội thảo …………………. [Đơn vị]…………………….. lập dự trù kinh phục vụ tổ chức “Hội nghị/ hội thảo ……………………………. ” được tổ chức vào ngày …./…../… tại …………… cụ thể như sau:
|
TT
|
Nội dung công việc
|
Số lượng
|
Đơn giá
|
Thành tiền
|
-
|
………………………..
|
…………….
|
………………
|
………………
|
-
|
………………………..
|
…………….
|
………………
|
………………
|
-
|
………………………..
|
…………….
|
………………
|
………………
|
-
|
………………………..
|
…………….
|
………………
|
………………
|
-
|
………………………..
|
…………….
|
………………
|
………………
|
|
Tổng cộng
|
………………
|
Bằng chữ: …………………………………………………………………………………
|
LÃNH ĐẠO CƠ QUAN
|
ĐƠN VỊ DỰ TRÙ
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
H57###-11/NB/BM05
|
[TÊN CƠ QUAN CHỦ TRỰC TIẾP]
[TÊN CƠ QUAN, ĐƠN VỊ]
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
|
|
|
[Địa điểm], ngày tháng năm
|
DÁNH SÁCH ĐẠI BIỂU THAM DỰ
Hội thảo/Hội nghị [“Tên hội nghị/hội thảo”]
|
TT
|
Họ và tên
|
Chức vụ
|
Đơn vị
|
Địa chỉ
|
-
|
|
|
|
|
-
|
|
|
|
|
-
|
|
|
|
|
-
|
|
|
|
|
-
|
|
|
|
|
-
|
|
|
|
|
-
|
|
|
|
|
-
|
|
|
|
|
-
|
|
|
|
|
-
|
|
|
|
|
-
|
|
|
|
|
H57###-11/NB/BM06
SƠ ĐỒ CHỖ NGỒI HỘI NGHỊ/ HỘI THẢO
[“TÊN HỘI NGHỊ/HỘI THẢO”]
H57###-11/NB/BM07
CHƯƠNG TRÌNH LÀM VIỆC
HỘI NGHỊ/ HỘI THẢO [“TÊN HỘI NGHỊ/HỘI THẢO
Bục phát biểu
- Chủ đề: "................................................"
- Ngày thực hiện:....................................
- Địa điểm:...............................................
- Nội dung chương trình:
|
Thời gian
|
Nội dung
|
Đơn vị thực hiện
|
|
8h00-8h15
|
Đón tiếp đại biểu
|
VP
|
|
8h15-8h30
|
Tuyên bố lý do
Giới thiệu các đại biểu tham dự
|
Ông [Nguyễn Văn A]
|
|
….
|
Phát biểu ……….
|
Ông [Nguyễn Văn B]
|
|
….
|
Báo cáo …………
|
|
|
….
|
….
|
|
|
….
|
….
|
|
|
….
|
….
|
|
|
….
|
….
|
|
|
….
|
….
|
|
|
….
|
….
|
|
|
….
|
….
|
|