Trong thời gian qua, công tác ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin (CNTT) tại UBND xã đã được thực hiện đồng bộ, quyết liệt và đã đạt được một số kết quả tích cực, được cấp trên ghi nhận.
Tuy nhiên công tác ứng dụng CNTT tại UBND xã vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định như: Một số cán bộ công chức chưa thường xuyên đăng nhập vào các phần mềm dùng chung theo yêu cầu của cấp trên; việc cập nhật thông tin vào các phần mềm theo quy định chưa thực sự kịp thời; việc truy cập và sử dụng hộp thư điện tử công vụ chưa được thực hiện thường xuyên liên tục;việc truy cập, đăng tải tin, bài trên trang Thông tin điện tử xã còn hạn chế; một số cán bộ công chức chưa quan tâm, dành thời gian đúng mức cho công tác ứng dụng công nghệ thông tin.
Để khắc phục những tồn tại, hạn chế nêu trên, đồng thời để nâng cao hơn nữa hiệu quả ứng dụng CNTT trên thực tế, nâng cao hơn nữa chỉ số mức độ chính quyền điện tử và chỉ số cải cách hành chính trong thời gian tới. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã yêu cầu toàn thể cán bộ, công chức và người hoạt động không chuyên trách UBND xã thực hiện một số nội dung sau:
1. Đối với phần mềm xử lý dịch vụ công tập trung
Tên miền truy cập: https://dichvucong.thuathienhue.gov.vn
- Yêu cầu cán bộ, công chức làm việc trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả xã tiến hành tạo tài khoản cho cá nhân, tổ chức; cập nhật đầy đủ thông tin vào phần mềm; số hóa hồ sơ, giấy tờ đầy đủ theo quy định.
- Kịp thời phát hiện, phản ánh, kiến nghị với Thường trực UBND xã và cơ quan chuyên môn cấp trên khi thấy những bất cập về cấu hình thời gian giải quyết TTHC, những nguyên nhân khách quan dẫn đến hồ sơ trễ hẹn, đề xuất hướng giải quyết.
- Triển khai cho người dân thực hiện khảo sát mức độ hài lòng bằng hình thức phần mềm tại Kiốt thông tin đối với hồ sơ tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả theo quy định.
2. Đối với hệ thống Trang thông tin Điều hành tác nghiệp
Tên miền truy cập: http://quangthai.thuathienhue.egov.vn
- Cán bộ, công chức và người hoạt động không chuyên trách tiến hành đăng nhập vào hệ thống Trang thông tin điều hành tác nghiệp ít nhất 02 lần/ngày làm việc (đầu giờ buổi sáng và đầu giờ buổi chiều) theo quy định.
- Việc đăng nhập hệ thống Trang thông tin điều hành tác nghiệp tối thiểu 02 lần/ngày nhằm mục đích: Điểm danh giờ làm việc của cán bộ, công chức theo quy định của cấp trên. Tiến đến nền tảng sử dụng các phần mềm, tiện ích trên Trang thông tin điều hành tác nghiệp.
- Cán bộ, công chức UBND xã đăng nhập tối thiểu 02 lần/ngày để xử lý văn bản đến, đồng thời cập nhật văn bản đi vào phần mềm theo quy định. Mọi văn bản do bộ phận mình tham mưu ban hành phải được cập nhật đầy đủ và được ký số trước khi phát hành đi (trừ văn bản mật không đưa lên môi trường mạng).
- Thực hiện nghiêm quy định về công tác Văn thư - Lưu trữ trong soạn thảo, ban hành, lưu trữ văn bản theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư; Quyết định số 40/2018/QĐ-UBND ngày 02/7/2018 của Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Quy chế về công tác văn thư và Quyết định số 41/2018/QĐ-UBND ngày 02/7/2018 của Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Quy chế về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế và các văn bản pháp luật khác có liên quan.
- Xử lý kịp thời, đúng thời hạn các ý kiến chỉ đạo của cấp trên tại phần mềm. Bộ phận nào để xảy ra tình trạng trễ hạn xử lý các ý kiến chỉ đạo thì phải chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND xã.
3. Đối với Phần mềm Quản lý cán bộ, công chức, viên chức
Tên miền truy cập: http://nhansu.thuathienhue.gov.vn
- Yêu cầu toàn thể cán bộ, công chức thường xuyên đăng nhập, cập nhật thông tin còn thiếu trên phần mềm; thực hiện cập nhật thông tin về nhân sự của bản thân khi có thay đổi; thực hiện việc đánh giá cán bộ công chức trên phần mềm đầy đủ; bổ sung đầy đủ thông tin, tập tin đính kèm.
- Thực hiện nghiêm các văn bản chỉ đạo của cấp trên về quản lí và vận hành, cập nhật thông tin về nhân sự trên phần mềm.
4. Đối với Thư điện tử công vụ
Tên miền truy cập: https://mail.thuathienhue.gov.vn
- Cán bộ, công chức và người hoạt động không chuyên trách đã được cấp tài khoản thư điện tử công vụ phải sử dụng thường xuyên, liên tục hộp thư điện tử đã được cấp để đảm bảo tính bảo mật thông tin và truyền tải dữ liệu phục vụ nhu cầu công việc, trao đổi thông tin.
- Thực hiện nghiêm quy định, hướng dẫn của cấp trên về quản lý và sử dụng hộp thư điện tử công vụ đã được cấp.
5. Đối với trang Thông tin điện tử
Tên miền truy cập: https://quangthai.thuathienhue.gov.vn
- Cán bộ, công chức và người hoạt động không chuyên trách xã tiến hành truy cập và đăng nhập vào trang Thông tin điện tử (TTĐT) của xã ít nhất 02 lần/ngày để tăng lượng tương tác ( đặt biệt vào phần Văn bản chuyên ngành). Đồng thời cập nhật, nắm bắt những thông tin mới, hoạt động của cán bộ và nhân dân xã được đăng tải trên Trang TTĐT.
- Cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách là thành viên Ban biên tập Trang TTĐT có trách nhiệm soạn tin; cập nhật tin, bài, hoạt động của ngành, lĩnh vực mình phụ trách, bảo đảm nhanh chóng, kịp thời và chính xác lên trang TTĐT.
- Mỗi cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách xã mỗi tháng ít nhất phải trích dẫn, đăng tải tối thiểu 05 – 10 tin, bài trên Trang TTĐT xã, nguồn tin có thể trích dẫn từ các Trang TTĐT của các cơ quan của Đảng, Nhà Nước, nguồn tin bảo đảm độ chính xác. Trong năm, CBCC xã đăng tải ít nhất …. tin, bài liên quan đến các hoạt động như: Hội nghị, họp và các hoạt động triển khai thực hiện nhiệm vụ đã được phân công, ngoài ra thực hiện đúng, đầy đủ yêu cầu công khai thông tin bằng cách đăng tải các báo cáo, kế hoạch hằng Qúy, 6 tháng, năm và theo giai đoạn thuộc lĩnh vực tham mưu, phụ trách.
- Việc cập nhật thông tin lên trang TTĐT nhằm phục vụ nhu cầu tiếp cận thông tin của nhân dân theo quy định của Luật Tiếp cận thông tin và nhằm phục vụ đánh giá mức độ Chính quyền điện tử.
- Văn phòng HĐND và UBND xã có trách nhiệm cập nhật lịch họp, lịch làm việc của Lãnh đạo xã lên chuyên mục “lịch công tác Lãnh đạo” trên trang TTĐT.
- Mọi thông báo, thông tin và các loại tài liệu nội bộ sẽ được cập nhật trên chuyên mục “Tin nội bộ”, cán bộ, công chức đăng nhập vào trang TTĐT để chủ động nắm bắt, cập nhật kịp thời.
- Mọi thông tin về số lần truy cập, số tin đăng tải, số hoạt động của các cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách; các ban, ngành trên trang TTĐT sẽ được Văn phòng UBND xã thống kê, báo cáo Thủ trưởng cơ quan xem xét, quyết định.
-.Chế độ nhuận bút cho tin, bài đăng:
Chỉ những tin, bài được duyệt đăng mới được hưởng nhuận bút. Các tin để với mục địch đề nghị các đơn vị cung cấp thông tin, báo cáo hoặc tin để thông báo đến các cơ quan, đơn vị thì không được chấm nhuận bút. Mức tính nhuận bút như sau:
Tin tổng hợp ngắn(dưới 250 từ), có hình ảnh: 10.000đ/tin
Bài viết ngắn(từ 250 từ trở lên): 15.000đ/bài
Bài nghiên cứu, phân tích: 20.000đ/bài
6. Đề nghị Thường trực Đảng ủy, HĐND, UBMT, các đoàn thể cấp xã thường xuyên truy cập vào tài khoản Trang Thông tin điện tử, đăng tải các tin bài, các hoạt động, các kế hoạch, báo cáo và các văn bản có liên quan; đăng tải các văn bản đi, đến vào chuyên mục Văn bản chuyên ngành. Thực hiện nghiêm túc việc sử dụng thư điện tử công vụ để trao đổi thông tin công vụ; không sử dụng địa chỉ Gmail trong công việc.
7. Đối với việc triển khai ứng dụng chữ ký số
Văn phòng UBND xã có trách nhiệm ký số và phát hành văn
bản theo quy định. Đảm bảo mọi văn bản đi được cập nhật trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành phải được ký số và phát hành đúng trình tự, thủ tục.
Cán bộ, công chức xã đã được cấp chữ ký số phải thực hiện ký số văn bản đầy đủ khi tham mưu phát hành văn bản.
8. Đối với một số phần mềm; Trang thông tin; Hệ thống thông tin khác được triển khai áp dụng tại xã
- Yêu cầu toàn thể cán bộ, công chức và người hoạt động không chuyên trách triển khai thực hiện có hiệu quả; đáp ứng yêu cầu công việc và phục vụ tốt cho công tác ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin tại xã.
- Kịp thời phát hiện, phản ánh, kiến nghị với lãnh đạo UBND xã và cơ quan chuyên môn cấp trên khi các phần mềm trên gặp sự cố, hoạt động không ổn định.